ファイリングは、文書を見つけやすくするための古くからあるシステムです。これらの文書には、手紙、メモ、財務記録、報告書、その他の形式の通信が含まれます。首尾一貫した効率的なファイリングシステムを達成するためには、適切な手続きを採用しなければなりません。今日の電子時代においても、企業や本社は紙のファイルを管理する必要があります。
カテゴリー
ファイルをカテゴリに分類します。メインカテゴリは、その下に配置される他のすべてのファイル（サブカテゴリ）を表す主見出しになります。カテゴリの範囲によっては、ファイリングキャビネットの引き出し全体を網羅できます。例えば：
カテゴリ：給与登録2014年サブカテゴリ：給与登録2014年1月給与登録2014年2月給与登録2014年3月
あなたのサブカテゴリを年末まで続けてください。あなたのカテゴリーが引き出し全体を埋めるのであれば、ラベルを作成して引き出しの外側に置きます。サブカテゴリフォルダにラベルを付けて、引き出しの中に置きます。 1つの引き出しに複数のカテゴリがあり、その中にラベル付きのサブカテゴリファイルフォルダを配置する場合は、カテゴリにハングフォルダを使用します。
出願規則
2つの基本的な出願規則はアルファベット順と日付出願です。アルファベット順のファイリングを行う場合は、アルファベットの文字に従ってファイリングしてください。日付の提出については、一番上にあなたの最新のファイルを提出してください。アルファベット順の出願にはいくつかの規則が適用されます。
名前で提出する場合は、最初の文字（すなわち、Langston Construction、Parkinson Carwash、Rivers&Associates、Thomson&Company）で提出してください。
最初の名前が同一の場合は、2番目の文字（すなわち、Ace、Adele、Angie、8月）でファイルしてください。
姓（すなわち、Connor、Luke、Denver、Marion、Fullerton、JD、Schuster、AP）でファイルします。
姓が同一の場合は、頭文字でファイル名を入力します（すなわち、Garrison、DC; Garrison、EF; Garrison、GH; Garrison、YB）。
姓に接頭辞が含まれる場合は、最初の接頭辞を使用します（つまり、de la Hoya（GU、de Mark、DS、van der Roy、FH、van Under、PE））。
2つある場合は、最初の姓でファイルします（すなわち、Anderson&Leiberman; Cypress&Florsheim）。
MacとしてMac、Mc、M 'ファイル。 StおよびSaintをSaintとしてファイルする（すなわち、MacIntyre、McKnight、M'Clever、またはSaint Paul's、St. Mary's）。
ファイルメンテナンス
ファイリングシステムがきちんと整ったら、それを維持しなければなりません。提出するすべての書類用の指定トレイを用意してください。彼らがうそをついたままにしないでください。フォルダーや引き出しにファイルを詰め込まないでください。これはそれらを抽出することを難しくします。 1日に少なくとも1回はファイリングを行うようにしてください。あなたが小さな会社を経営しているなら、週に一度それをしなさい。使い古したファイルがある場合は、それらのファイルを新しく作成します。不要な用紙をごみ箱またはシュレッダーに入れます。あなたのファイルが機密であるならば、常に引き出しをロックすることを忘れないでください。
