正式報告書は重要な文書であり、そのため、迅速で容易な参照と使用のために特定のフォーマットで書かれた特定の情報を含むことが信頼されています。ほとんどの正式な報告書は、問題または問題を命名した一連の順序、解決策の提案および/または既に適用された解決策、対処した問題または問題を解決するためにとられた行動の結果、およびその他の関連詳細に従います。正式な報告書の主題に応じて、これらの中心的な構成要素は、焦点を変えて異なる順序で並べられてもよい。いくつかの手順に従って、正しい形式のレポートを作成します。
最初に送付状を作成します。プロジェクトのタイトル、氏名/作成者の名前、作成されたレポートの種類、正式レポートの日付を記入してください。この情報をページの中央に配置し、大きくても正式なフォントを使用します。
「エグゼクティブサマリー」を書きます。長さは1ページにまとめてください。問題点や問題点とその文脈を述べた前向きな説明を含めてください。関連する技術的な問題、割り当てまたはタスクが完了したか、完了中であることを述べます。問題または問題を引き受けるためのタスクと修辞上の目的に関連する技術的な質問を列挙してください。
簡単な要約で「エグゼクティブサマリー」を完成させてください。プロジェクトの仮説や目的、それに取り組むための方法や手順、そして結果を述べる。導き出された結論、組織の推奨事項、および必要なフォローアップ活動を含め、関連するすべての利点とその費用を説明します。
次に「目次」を作成します。目次の作成には標準の規則を使用してください。タイトルを中央に配置し、参照されているコンテンツとそれに付随するページの場所をリストします。
次のページを使って「はじめに」を書いてください。もともとその行動を引き起こした問題や問題を述べなさい、そしてそれがこの報告の原因である。レポートのソースとなるアクションの本体または割り当てを書きます。レポートの残りの部分の形式/構造を読者に明らかにします。
次のページ「背景」に資格を与えなさい。ここに問題/問題に取り組むためにこれまでにとられた行動を述べる。問題/論点の記述の背景となる、または裏付けとなる文献情報をすべて含める。これに対処するための規定の努力に沿って行われたことがどのようにして行われているかについてもここに書いてください。
次のページに「結果の討議」を含めるように書いてください。学んだこと、必要であることを述べ、「背景」に基づいてあなたの結論を正当化します。
「結論」または「合成」ページでレポートの本文を締めくくります。単に行動と報告を引き起こした問題/問題を言い直すと、要点と提言を箇条書きにしてください。最後の「参照」というページと、必要に応じて「付録」を含めます。
ヒント
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簡単に読むために、セクションを短くして短いパラグラフに分けてください。
警告
雑多で無関係な情報を含めるという衝動に抵抗する。
