企業における人と職務は絶えず変化しています。ワーキングチームには、人数を増やすだけでなく、新しいスキルセットをもたらし、グループ内の他の人の役割を再定義することで、新しい人が追加されます。特にクライアントと面会する場合は、新しい人々を正式に紹介することが重要です。その紹介は、正式な書簡で行うのが最善です。電子メールメッセージとは対照的に手紙を書くのに時間をかけることは、個人が組織において重要な役割を果たしていることを新しい雇用者と手紙の受取人の両方に知らせます。
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会社のレターヘッド静止
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連絡先の履歴書
新しいチームメンバーを紹介する手紙を作成するには、会社の定型文を使用します。すぐに読者にコミュニケーションの目的を知らせるために手紙の冒頭文を書きなさい。メモとして書かれている場合は、件名または参照は個人の名前にしてください。手紙の形で書かれているならば、オープニングセンテンスは次のように読まれるべきです。
個人の役職、権限の範囲、および個人が報告する人物を明確に説明します。 「ジムの新しい役職はアカウント担当者です。彼は、北東地域での新規事業を担当し、国内営業部長のJan Johnsonに直接報告する予定です。個人がそれらの役割を引き受ける日については具体的にしてください。これは、新入社員が既存の仕事を引き継ぐ場合に特に重要です。その人が特定の機能の主たる窓口となるのであれば、そのことは読者にもわかるように手紙にも記載されるべきです。個人の勤務先の電話番号とEメールアドレスを入力します。 個人の経歴と経験について簡単に説明してください。想定されている職務が、特定の教育資格を必要とする職業である場合を除き、その人の教育について言及する必要はありません。特に同じ業界で新しく就任した役割に関連している場合は、新しいチームメンバーの過去のいくつかの雇用主および以前の役職をリストします。この情報は、その仕事に適した新しい採用の受け入れを早めるのに役立ちます。 手紙を締めくくるための方法として、個人についての個人情報を少し共有してください。 「ジムは熱心なゴルファーなので、グリーンで何かビジネスをすることを期待してください。彼は結婚していてWestchesterに住んでいます。このような情報は、職業的観点からも個人的観点からも、新しい個人を受け入れるのに大いに役立ちます。
