プロジェクトがソフトウェアを開発しているのか造園しているのかにかかわらず、プロジェクトの範囲文書はプロジェクトの成果物を明確にするために不可欠です。プロジェクトスコープドキュメントは、多くの場合、プロジェクトマネージャまたはアナリストによって作成され、顧客や他のプロジェクトチームメンバーと密接に連携しています。範囲が完成したら、それが正確であること、すべての関係者がそれに同意すること、そしてプロジェクトの結果が顧客のニーズを満たすことを検証するために、顧客、チーム、および管理者と検討する必要があります。範囲は、開発プロセスに従って、顧客および組織のメンバーによって承認される必要があります。
プロジェクトスコープレビューの準備をする
スコープ文書を確認する必要があるすべての顧客とチームメンバーのリストを作成します。プロジェクト開始文書を確認するか、プロジェクトマネージャに相談してこの情報を収集してください。
会議を設定し、すべてのチームメンバーを招待します。組織の構造やテクノロジに応じて、会議は直接開催される場合もあれば、会議の場で開催される場合もあります。
完成したスコープ文書をリストに送信します。会議の数日前に送信して、出席者に十分な時間をかけて確認してください。
文書をコピーして、実際の会議に持ち込みます。電子コピーをオーバーヘッドプロジェクターなどのデバイスに表示する予定であっても、出席者の中にはハードコピーから作業する方が快適な場合があります。
顧客およびチームメンバーとスコープレビューを実施する
顧客やチームと会いましょう。文書を読み、特により複雑な、あるいは解釈の対象となる部分をよく読んでください。あなたはその文書を前もって送付しましたが、ほとんどの出席者がそれを書いていないことを期待してください。
未解決の質問やドキュメントの範囲に対する変更をキャプチャします。
質問に対する回答やその他の変更で範囲を更新し、それを顧客およびプロジェクトチームメンバーに送信して、文書の承認と承認を要求します。
ヒント
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組織によっては、全員が参加できる会議をスケジュールするのが難しい場合があります。絶対に直接出席しなければならない人々を見つけて、彼らのカレンダーの周りにスケジュールします。電子メールまたは電話では参加できない他のユーザーとフォローアップして、範囲文書にコメントがあるかどうかを確認します。
