手順と方針の書き方

強力な手順と方針を書くための鍵は、文書を組織の規則を文書化するのに十分なほど厳格にする一方で、たいてい逸脱することなく容易に従うことができるほど十分に柔軟にすることです。多くの組織では、SOP（Standard Operating Procedures）と呼ばれる手順やポリシーが聞こえます。これらの文書は組織のバックボーンを形成するので、それらをうまく書くことはビジネスを軌道に乗せ、標準手順がすべてのスタッフによって同じように行われることを確実にするのを助けるでしょう。製薬会社やバイオテクノロジー会社のような規制された業界で働く場合、食品医薬品局は監査で最初にこれらの文書を検討するため、強力なSOPはビジネスの成功にとって絶対に重要です。

組織が必要としている手順や方針の概要を作成します。手続と方針の簡単な概要を作成することはあなたがあなたの文章を整理するのを助けるでしょう。部署ごとにポリシーと手順をグループ化すると、考えを整理するのに役立ちます。 SOPのドラフトを優先することができるように、冒頭で最も重要な文書でアウトラインを整理してください。結局のところ、あなたはどこかで始めなければならず、少なくともこれらが行われるという最も重要な手段から始めなければなりません。サポートしているSOPSが書かれた後にこれらの最初の文書を再検討しなければならないかもしれません。 SOPSが互いに競合しないことが不可欠です。

個々の手順と方針を、各文書を完成させるのに関わる別々の作業に細分化します。アウトラインで、各ドキュメントのサブタスクを追加して、手順が明確、論理的かつ順序どおりになるようにします。このようにして、文書はほとんど自分自身を書きます。ただし、最も広い手順だけを追加するようにしてください。 SOPSを詳細に記述しすぎると、逸脱する可能性が高すぎます。良いことではありません。

タスクを実行するスタッフにインタビューします。現在仕事をしている従業員からの貴重な意見を見逃さないでください。 SOPは、物事がどのように行われているかを文書化しているべきであり、これらは知っている人々です。そのため、管理者ではなく作業者にドラフト文書の作成を依頼してください。彼らは常にテクニカルライターによって強化することができます。

あなたのスタッフが従うべきより詳細な手順であなたの概要を記入してください。ポリシーや手順を書くときは、それを単純にすることがベストプラクティスです。アメリカの小学5年生のレベルで書くことも広く受け入れられている習慣です - これは小学5年生がすべての単語を読んで理解できるはずであることを意味します。

誰が手順と方針を承認するかを決めます。上司が物事がどのように行われているかを認識できるように、サインオフはいくつかの高レベルの名前を保持する必要があります。法律が破られないようにするために、人事部またはその法務部門を通じてすべてのポリシーと手順を実行する組織もあります。

ポリシーを議論するために1つの部屋にすべての署名者を集めるためにレビュー会議を呼んでください。可能であれば、1つの部屋ですべての関係者が1つの特定のポリシーについて討議するようにすると、それを渡してコメントを求めるよりもはるかに速いペースで文書を進めることができます。本当にスピードを上げたい場合は、会議の最後にSOPにサインオフさせるという目標を設定してください。

署名し、日付を記入し、バージョン管理し、そして完成した手順および方針を回覧する。各従業員に必要に応じて改訂文書で更新できる従業員ハンドブックを渡すことを検討してください。実際、ノートブックの取り扱いに関するポリシーと手順を作成します。これには、従業員ハンドブックを定期的に監査して、すべてのスタッフが常に最新の状態に保たれるようにします。

既存の承認済みSOPをスケジュールに従って確認します。プラクティスや方針が変わっていないことを確認するために、すべてのSOPを年1回、または最低2年に1回レビューする必要があります。監査された場合、裏バージョンの明確な証跡があるように、新しい署名と日付を必ず入手してください。