入札文書とは、指定された価格で規定の条件下で製品またはサービスを提供したり、作業を実行したりするための申し出です。他の企業や公共部門に製品を供給している場合は、他の企業と競争して入札を行うプロセスが一般的です。要するに、入札文書は、顧客の期待にどのように応えられるのか、そしてなぜそれを実行するのが最善なのかを説明する手紙です。あなたが入札を書くことによって、あなたはあなたの目標、長所と短所を強調し、あなたの顧客とのあなたのプロフィールを高めることができます。
要求された情報
入札文書は、入札の目的から始めて、潜在的な顧客からのいくつかの期待に応えるものです。あなたは過去の経験を記述して、あなたの信任状を綴る必要があります。他のクライアントのために行われた成功した仕事のケーススタディは説得力がある傾向があります。サービスや製品をどのように提供し、会社のプロセスを明確にし、実行に必要な人的および技術的リソースを明確にするかを説明します。成果物のスケジュールを記入し、プロジェクトの管理方法を説明します。実施を遅らせる、または妨げる可能性のあるリスクまたは潜在的な問題を特定します。アフターケアの考慮事項と同様にあなたの価格構成を詳しく述べなさい。潜在的な顧客はまたあなたのチームのスキルと経験について知りたいと思います。最後に、入札のポイントとその構造をまとめたカバーレターを作成します。
チームレスポンス
あなたが入札に期待されていることを知ったら、そのさまざまなセクションに対処し、そして執筆プロセスを管理するためにチームを編成します。ある意味では、あなたは特定の製品やサービスのために要約された事業計画を書いています。必要な情報の調査と収集を担当しているのは誰かを把握します。誰かがあなたや作家が入札文書を作成するのに役立つ様々な資料を調整する必要があるかもしれません。入札について何か不明な点がある場合は、電話をかけるか、クライアントに会い、質問してください。一般的に、クライアントは、自分のニーズに応えるためのアイデアを自分のプロセスに提供する以外に何も望んでいません。
計画して勝つために書く
あなたが競合他社とあなた自身を差別化することができる方法の知識はあなたが勝つ入札文書を書くのを助けることができます。あなたが提供する製品やサービスに関する潜在的なクライアントの懸念に取り組むための新しいアイデアをブレインストーミングします。彼が製品のメンテナンスについて心配している場合は、その心配に対処する解決策を見つけてください。一般的に、顧客は自分たちのお金に価値があることを望んでいるので、価格設定は誰がビジネスをやめようとしているかの唯一の決定要因ではありません。サービスの向上、リスクの軽減、信頼性の向上、品質の向上など、競合他社が提供できないものを見つけ出すことができます。クライアントが望んでいることに取り組むことに加えて、役に立つアイデアを投稿してください。
コンポジションのヒント
不適切に書かれて提示された文書は入札の最高をさえ妨げることができます。短くてパンチの効いた文章と段落を使用して、文書をビジネス的なものにします。箇条書きとヘッダーは、ドキュメントを分割するのに役立ちます。チームメンバーの履歴書など、ドキュメントのすべての要素が標準化されていることを確認してください。フォントは入札を通じて一様でなければなりません。編集者に文書のレビューと修正を依頼し、それから校正者を招集して誤字や脱字をなくします。目次を含めると、読者はドキュメントを見て特定のセクションを簡単に見つけることができます。
