一般の人々と仕事をするすべての企業と人は、ある時点で一般の人々とコミュニケーションをとる必要があります。しかし、当事者が自社の事業とその事業を世界に説明することとの間でリソースを分割することは理想的ではありません。それは広報機関がやってくる場所です。それが表すクライアントのために。
クライアントと同じページにアクセスする
PR代理店がクライアントに代わってメッセージを取得する前に、そのメッセージが何であるかを調べなければなりません。 PR担当者は、関係の最初にクライアントと一緒に座って、自分たちの業務に関してできることすべてを見つけ出します。企業にとっては、その情報には一般的な使命声明、製品、サービス、そしてそれらをどのように市場に投入するかが含まれています。公人の場合は、その人の専門プロジェクトに関する情報、世論に影響を与える可能性のある個人の生活の詳細などが含まれます。すべてのクライアントにとって、政府機関は、情報を交換するためのプロトコルを確立して、新しい情報を一般に公開する機会を逃さないようにします。
プレスリリースを書く
PR機関から出てくる基本的な製品はプレスリリース、出版のために報道機関に与えられる会社についての情報です。報道機関は、特に遅いニュースの日に、新聞のスペースを埋めるための作業が少ないことを意味するため、プレスリリースを希望しています。注意点は、プレスリリースは編集の変更をほとんど必要としないということです - そうでなければニュース編集者はおそらく重要ではない情報について貴重な時間を無駄にしたくないでしょう。 PRエージェンシーの品質を評価する1つの方法は、プレスリリースのサンプルを要求し、それらをAssociated Pressスタイルのガイドラインに照らし合わせて精査することです。リリースが実際のニュース記事とフォーマットを区別することがほとんど不可能であり、そのリリースに代表される組織の肯定的な印象であなたがまだ立ち去っているのであれば、その機関はその仕事をうまくやっています。しかし、実際のニュース記事とは異なり、プレスリリースに正確な引用符が含まれていることは重要ではありません。多くの場合、広報担当作家は見積もりを作成しますが（ただし顧客に代わってのみ）、そのプレスリリースが報道機関に送られる前に顧客からの承認を求めます。
報道機関との関係の確立
PR代理店は、彼らがプレスリリースを送る先のニュース代理店のリストを保管するべきです。しかし、もっと重要なことには、広報の専門家は記事の依頼人についての情報を求めるジャーナリストと話す関係を築きます。 PRの専門家は、彼らが代表する組織から出てくるすべての情報への入り口です。つまり、広報機関がクライアントに関する情報を得るためのジャーナリストの最初の連絡先となり、その機関はクライアントのスポークスパーソンとしての役割を果たすか、またはジャーナリストをクライアント組織内の適切な人物と連絡を取ることになります。場合によっては、代理店の従業員が面接で第三者として機能し、質問と回答を積極的な方向に導きます。
ソーシャルメディアプレゼンスの管理
ソーシャルメディアの発展に伴い、PRの専門家の役割はクライアントのオンライン上での表現を含むように拡大しました。クライアントがブログ、Facebook、またはTwitterのプロフィールを持っている場合、PR機関はそれにアクセスできるはずです。クライアントに何もない場合、代理店はそれを確立する必要があります。プレスリリースとは異なり、ソーシャルメディアの存在は一般に直接知られています。その結果、公的な人物や会社が自らの警笛を鳴らさないことを期待する人は誰もいないので、代理店はニュース形式に固執したりクライアントに代わって偏って表示されたりすることを心配する必要はありません。広報担当者の報道やプレスリリースの引用のように、ソーシャルメディアの最新情報は、雇われた第三者の観点とは対照的に、あたかもその情報が顧客から直接のものであるかのように書かれるべきです。
