ビジネスEメールフォーマットとは何ですか？

仕事をするほとんどの人は、限りない電子メールに毎日襲われます。これらの電子メールの多くは、開封されても、すぐにスキャンされて削除されます。同僚、従業員、またはクライアントにビジネス用の電子メールを送信するときに、その電子メールが破棄されてしまうことを避けたいと思います。ビジネス用の電子メール形式に慣れておくと、電子メールを読んでもらうことと仮想のゴミ箱に捨てることの違いが生まれます。

ビジネスEメールのフォーマットは何ですか？

ビジネス用の電子メール形式は、会社を代表してあらゆる種類の連絡文書を送信するのに適しています。それはあなたがあなたのメッセージを伝え、返事を得るのを助ける形式的な構造を提供します。

ビジネス用メールの要素は次のとおりです。

詳細な件名 読者にあなたの電子メールを開くように促す件名を使用してください。あなたがより具体的であるほど、より良いです。電子メールの内容についてのいくつかの単語を含めます - 提案について議論するための来週の会議 - あいまいな言葉ではなく、こんにちは。具体的であることはあなたの電子メールがスパムフィルタに捕まるのを防ぐのに役立ちます、そもそも受信者にそれを作らない。

プロのあいさつ 相手に挨拶をする方法は、既存の関係によって異なります。新しい人やより上級の立場にある人に手を差し伸べる場合は、次のようなより正式な挨拶を使用するのが適切です。ジョーンズさん。この人と以前に仕事をしたことがあり、よりカジュアルな関係にある場合は、次のようにその人の名前を使用しても問題ありません。こんにちは、キム。その人の名前のつづりが正しいこと、およびEメールアドレスが正しいことを確認してください。

簡潔なメッセージ ビジネス用メールの本文は、直接的かつ適切なものにする必要があります。それを読んでいる人は必ずしも多くの時間があるとは限らないので、長すぎて詳細にしないでください。短い文章や段落を使用し、適切な情報のみを含めます。たとえば、会いたい理由と提案された時間についての1〜2文です。これはまた人々が彼らの電話でメッセージを読むことをより簡単にします、そこで彼らは電子メールを開く可能性があります。多くの色や絵文字を使用したい場合でも、必ず基本的な電子メールフォーマットを使用してください。

署名。 ビジネス用のEメールを送信するときは、Eメールの署名で閉じることを常にお勧めします。あなたの名前、役職、会社名、連絡先を記入してください。ソーシャルメディアやWebサイトへのリンクも含まれているため、受信者がそれらにアクセスするのが便利になります。雑然としているように思われるほど多くの情報を含めないでください。あなたの署名はあなたのEメール設定に事前にプログラムされることができるのでそれはあなたが送るどんなEメールにも自動的に含まれます。

ビジネスEメールの形式を知る必要がある理由

ビジネス用Eメールは基本的に他のビジネス用レターと同じですが、電子的に送信されます。そして、どんなビジネスレターのようにも、あなたができるだけ専門的に出くわすように正しいフォーマットを使うようにしてください。特に重要なビジネス上の理由から、あまりにもカジュアルまたは非人格的な電子メールを送信することは望ましくありません。

ビジネスEメール形式は、あらゆるビジネスEメールに適応できる簡単な構造を提供します。受信者にメッセージの内容を正確に伝え、電子メールを開いてそれを読むように促します。ビジネスEメール形式では、受信者に応じて、正式またはカジュアルにすることもできます。あなたのEメールでは常にプロフェッショナルで親切にしてください。受信者にあなたのメッセージを読み、あなたの要求に応えるように促すような方法で書いてください。

あなたはあなたが送るすべてのEメールであなたのビジネスを代表します。ビジネス用の電子メール形式を習得すると、仕事をしている人と仕事をしたい人の両方に良い印象を与えることができます。