今日の企業は、効果的なコミュニケーションを促進するのに役立つ多くのツールを利用できて幸運です。メッセージングアプリからビデオ通話やオンラインチームコラボレーションプラットフォームに至るまで、同僚、顧客、パートナー、そしてビジネスの利害関係者とコミュニケーションする方法が不足することはありません。企業が日常的なプロセスに組み込むことができる通信システムはいくつかありますが、どのプラットフォームを使用しているかにかかわらず、効果的な通信品質が依然として必要です。
会話を注意深く聞く
聞き取りは効果的なコミュニケーションに必要な重要な要素です。ビジネスでは、積極的なリスニングを実践することが重要です。つまり、誰かがあなたに何を言っているのかを聞いて理解するよう努力することです。同僚が顧客との問題についてあなたに話している場合、解決策を見つける前に詳細を理解することが重要です。
人々は、話すべきことに耳を傾けるのに時間がかからない誰かと会話するのを好まない。同僚に自分が積極的にリストを掲載していることを示すには、会話の一部を繰り返したり言い換えたりして、顧客との状況についての理解を深めます。詳細を明確にするために質問をすることも、全体像を積極的に聞いて総合的に理解するための方法です。
あなたの観客を知っています
視聴者に基づいてメッセージを修正することは、効果的なコミュニケーションのための基準です。組織内での役割とそのトピックに関する知識に基づいて、ある人に伝えなければならないことは他の人には正しくありません。効果的にあなたのメッセージを伝えるためには、それがあなたの聴衆にとって正しいようにあなたの言語、トーンおよび媒体を変える必要があります。
たとえば、メッセージの内容が同じであっても、組織内の役員と話す方法は、相手と話す方法とは異なる場合があります。同僚とカジュアルビジネス言語を使用しながら、上司とより正式な言語を使用する人もいます。あなたの会社の文化はまたあなたが内外のステークホルダーとのコミュニケーション方法に影響を与えます。
簡潔、完全、正しい
簡潔で適切なコミュニケーションを提供することで、繰り返しやフラストレーションを避けることができます。コミュニケーションから不要な詳細を削除することで、誤解の可能性を減らすことができます。最近では、人々の注意を引く期間が短いため、10分以内にメッセージをやり取りする方が30分かかるよりも効果的です。たとえば、販売機会について顧客と面談している場合は、プレゼンテーションをできるだけ簡潔にして、時間を尊重することを伝えます。
効果的なコミュニケーションは短く簡潔ですが、完全である必要もあります。つまり、メッセージには関連する事実すべてを含める必要があり、論理的に整理する必要があるため、従うのは簡単です。誰と話しているかに基づいて、知識の特定の側面を想定しながら、知らないかもしれない詳細を提供することができます。メッセージの意味を十分に伝えることが、効果的なコミュニケーションの鍵となります。たとえば、新しいビジネスパートナーと仕事をしていて、そこから購買品について話し合っている場合は、必要な材料のすべての仕様を提供することが不可欠です。その貴重な情報を提供しないと、サプライヤは適切な部品を納入できない可能性があり、それがフラストレーション、遅延、および不適切な関係を引き起こす可能性があります。
誇張せずに事実を提供することは、優れたコミュニケーションスキルの特質の1つであり、曖昧さや混乱を避けます。たとえば、顧客が従業員に抱える苦情を処理している場合は、問題を理解するために双方からフィードバックを得る必要があります。
メッセージにフィードバックを組み込む
効果的なコミュニケーションには、タイムリーなフィードバックの授受が含まれます。フィードバックは、メッセージが正確に送受信されたかどうかについて、あなたとあなたが通信している人の両方を示すのに役立ちます。フィードバックがまったく根拠のないものである場合、これは、あなたが効果的にコミュニケーションしていなかったか、または受信側があなたの意味を完全に理解していなかったことを示している可能性があります。
ビジネス環境では、チームで作業するときにフィードバックが重要です。たとえば、管理職に就いている場合は、パフォーマンス、役割、顧客とのコミュニケーションスキルについて建設的なフィードバックをスタッフに提供する必要があります。フィードバックは賞賛を与えることも含み、それは会社の士気を高め、友情を高めることができます。
フィードバックを提供することに加えて、効果的なコミュニケーションはそれを受け取ることも必要とします。建設的なフィードバックは、職場でのパフォーマンスを向上させるのに役立ちます。たとえば、会社全体の会議中にスピーチをすることを担当している場合は、スピーチの後に必ずスタッフの主要メンバーにフィードバックを求めてください。彼らのフィードバックはあなたのスピーチがあなたのメッセージを伝える上で効果的であるかどうかをあなたに教えてくれます、そしてあなたのスタッフがあなたが伝えたい主なポイントを理解したならあなたに教えてくれます。彼らのフィードバックはまたあなたがあなたのコミュニケーションスキルを向上させる必要がある分野をあなたに示します。たとえば、スピーチが長すぎると批判された場合は、次回はコミュニケーションをより簡潔にすることに取り組むことができます。
会話を通して敬意を示す
あなたがコミュニケーションする人々を尊重することは、効果的なコミュニケーションのための重要な基準です。あなたが彼らと彼らの考えを尊重することを示すならば、人々はあなたと係合するためにより動機づけられています。たとえば、初めて見込み客に出会う場合は、名前を使って相手に話しかけることで敬意を示すことができます。彼らのビジネスについて読み、会話の中でそれらに取り組むために時間をかけることは、あなたが彼らを尊重する見込み客を示すのに大いに役立ちます。
電話でビジネスパートナーと話している場合は、会話に集中して敬意を表します。電話で話しながら電子メールをチェックしたりWebを閲覧したりするのではなく、電話をかけている間は連絡を取り合うことが礼儀正しいことです。
同僚とメールでやり取りするときは、メッセージを校正するためにさらに数分かかるので、入力ミスやつづりや文法上の誤りがありません。あなたはメッセージを注意深く組み立てるのに時間をかけて敬意を表します。
非言語コミュニケーションについて忘れないでください
私たちがコミュニケーションに使う言葉は、私たちが伝えるメッセージの10パーセント以下を占めています。これは、非言語的信号が効果的なコミュニケーションにとって重要であることを意味します。あなたの声のトーンは、あなたがコミュニケーションをしているときに感じている方法を示しています。例えば、あなたが友好的であるということであれば、あなたのトーンが友好的であることを確認してください。
あなたの手のジェスチャー、あなたのスタンス、そしてあなたのボディーランゲージはあなたの言葉の意味を伝えるのを助けます。両手を交差させると、アイコンタクトをしている間は防御的であるか閉鎖されていることがわかります。
話している相手が伝えている言葉以外の信号に注意してください。彼らの姿勢、声調、ボディランゲージは、彼らがあなたが言っていることについてどのように感じているかをあなたに示し、あなたが彼らとコミュニケーションする方法を導くのを助けることができます。
良いコミュニケーションシステムの要件
良いコミュニケーションシステムは、あなたが現在の仕事のために正しいコミュニケーションシステムを選ぶことを必要とします。電話、メッセージ、Eメール、対面など、さまざまなオプションを利用できるので、会話のトピックに最も適したメディアを選択する必要があります。たとえば、上司からの辞任や昇給を要求するようにテキストを入力することはできません。そのような重要な会話は直接行われるべきです。同様に、時間とリソースを節約するために、ビジネス上の重要な問題についての直接の会議は必要ありません。
