議事録を保存する方法

事務補佐官やクラブ幹事は、議事録をさまざまな方法で保管することができます。一方のコピーが紛失したり誤って破壊されたりした場合に、一方をもう一方のバックアップとして使用できるように、電子コピーとハードコピーの両方を用意することをお勧めします。

ファイルを電子的に保存する

組織に会議があるときは、会議の議事録をコンピュータの同じ場所に保存します。今後必要なファイルを正確に見つけられるように、毎回同じようなファイル名を付けてください。たとえば、非営利の理事会会議議事録に「Board_Minutes_21 2011年4月21日」というタイトルを付けて、翌月にはそれを「Board_Minutes_2011 2011年5月20日」として保存することができます。 。 1つは「Board Meetings」、もう1つは「Staff Meetings」というラベルが付いています。どちらもコンピュータの「Meetings」フォルダにあります。

オンラインストレージ

オンライン文書保管サービスを使用して議事録を保存してください。これらのサービスは通常有料ですが、あなたのコンピュータやサーバーがダウンした場合、あなたは別の場所からインターネットにアクセスしてあなたのファイルを検索することができます。

価格

オンラインストレージ会社はあなたが彼らの製品をテストするためにあなたに無料の試用期間を提供するかもしれません。たとえば、LiveDriveは2週間の無料試用期間を提供し、2011年4月現在、1台のコンピュータのバックアップに月額6.95ドル、3台のコンピュータのオンラインバックアップに月額16.95ドルを請求している。アップロードとダウンロード）。 Elephant Driveには15日間の無料トライアルがあります。 2台のコンピュータに最大100 GBのストレージを月額9.95ドルまたは年間99.50ドルで提供する個別プランを提供しています。このファミリープランは最大5台のデバイスをカバーし、最大500 GBのストレージを月額19.95ドル、または年間199.50ドルで提供します。

ハードコピー

議事録の写しを印刷する。会議の月と年のラベルが付いた仕切りをバインダーに入れます。分のコピーを正しい月と年のセクションに挿入します。バインダーがいっぱいになったら、背骨にその年の年のラベルを付けて、新しいバインダーを作成します。会議の議事録のハードコピーを2つ保管しておくことを検討してください。