個人的なビジネスレターは個人から会社または組織に書かれます。そのような手紙はいくつかの理由で書くことができます：請求書の誤りのような問題を解決するため。製品の返品または交換を要求する。従業員の良い仕事を称賛すること。または、時間、お金、製品、またはサービスの寄付をお願いします。その理由がどうであれ、個人用のビジネスレターはレターヘッドではなく白紙に書かれています。次に書く必要があるときは、次のことを考慮してください。
ページ設定
ページの上下左右に1インチの余白を入れます。個人のビジネスレターが短い場合は、上余白を2インチ、横の辺を1½インチに増やします。 Times New Roman、Arial、Cambriaなどの読みやすいフォントを11または12ポイントのフォントサイズで使用します。行をシングルスペースにします。
文字スタイル
ブロック文字スタイルを使用している場合、すべての行は左マージンから始まります。ブロックスタイルを変更するには、日付と終了行を左余白ではなくページの中央から始めます。
あなたの住所と日付
あなたの住所（送信者の住所とも呼ばれます）はページの最初の行から始まります。そして、street、apartment、boulevardのような一般的に省略された用語はすべて（形式上の理由で）綴ります。あなたの街の名前とあなたの州の2文字の略語の間のコンマを忘れないでください。住所の最後の行と日付の間に空白を入れないでください。日付は、手紙が完成または送信される日です。最初の行に月、日、年を入力し、月を綴ります。たとえば、「2008年9月27日」または「9/27/08」の代わりに「September 27、2008」と入力します。日付と年の間のコンマを忘れないでください。修正されたブロックスタイルを使用している場合は、左余白ではなくページの中央に住所を入力してください。
受取人の名前、会社名および住所
日付の4行（または1インチ）下に、「Mr.」で始まる受信者の名前を入力してください。または「さん」姓と名の両方を使用し、その後にコンマと受信者の役職を使用します（例：Manager、Supervisor、Coordinator）。次の行に会社名を入力し、続いて会社の住所（内部住所とも呼ばれます）を入力し、州以外の省略形を使用します。
あいさつ文
1行後に、内側の住所で使用したのと同じ名前を使用して "Dear"で始まる挨拶文を入力します。個人用ビジネスレターの挨拶文はコロンで終わらなければなりません。たとえば、次のようになります。
体
個人用のビジネスレターでは、本文は挨拶文の後の空白行で始まります。段落の間に空白行を残して、本文内の各段落をシングルスペースと左揃えにします。簡潔さが重要です。友好的な入り口から始め、その後に手紙の目的を続けてください。 2番目の段落はその目的を正当化するはずです。アカウント番号、請求書番号、出荷日またはサービスの日付、商品名または従業員名などの詳細を提供して、読者とその原因を特定します。読者が忙しいということを念頭に置いて、適切な背景と補足情報のみを提供してください。最後の段落では（最初の段落から）目的をもう一度説明し、必要に応じて何らかの種類の行動を要求する必要があります。
締め切りと記録保管
変更されたブロックスタイルを使用している場合を除き、個人用ビジネスレターを閉じることは正当化されるべきです。これはページの中央でクロージングを開始する必要があるためです。クロージングが複数の単語である場合（たとえば、「ありがとう」や「誠にありがとう」）、最初の単語の最初の文字だけを大文字にし、最後の単語の後にカンマを使用します。 3行後に氏名を入力します。あなたが望むならあなたはあなたの手紙を印刷しそしてあなたの名前をクロージングとあなたのタイプされた名前の間に物理的にサインすることができる。個人用ビジネスレターは、あなたとビジネスの間のコミュニケーションを記録するものです。したがって、あなたが書いた個人用ビジネスレターのコピーを保管することをお勧めします。郵便での到着が心配な場合は、会社がいつ手紙を受け取ったのかがわかるように、郵送する前に郵便局で証明してください。
