それが従業員の会議であるか、あるいは管理者、従業員、CEOおよび投資家を含む会議であるかにかかわらず、誰かが会議を記録し、そこにいなかった他の人々と情報を共有するためにそこにいる必要があります。そして思い出は短くなることがあるので、会議議事録はまた議論された問題、なされた決定および人々が取るべきである行動について現在のそれらへの思い出させるものとして役立つ。議事録は将来の商取引の指針となるため、整理して正しい情報を含めることが重要です。それは信頼できるツールから始まります。
あなたのツールを選択してください
ツールを選択する際には、自分に最適なツールを選択し、会議で何が起きているかを常に把握し、首尾一貫したメモを取ることができます。何人かの人々にとって、それはラップトップかタブレットコンピュータです。他の人にとっては、それはノートブックとペンです。ボイスレコーダーやスマートフォンなどの録音デバイスを録音アプリ付きで使用することで、後で会議を確認することもできます。スマートフォン、タブレット、またはコンピュータを使用している場合は、会議中に混乱しないように、サウンド、ゲーム、またはソーシャルメディアアプリケーションをオフにします。これらのツールを使用すると、メモをすばやく作成できます。ただし、バックアップとして常にノートブックとペンまたは鉛筆を用意しておく必要があります。
テンプレートを使う
説明したトピックを書き出す会議中に貴重な時間を費やす必要がないため、テンプレートを開発すると時間を節約できます。 Microsoft Officeなどのコンピュータプログラムでは、使用可能なビジネス会議テンプレートを提供しています。または、会議の前に受け取った議題を使用して独自の空白の文書を作成することもできます。これらのテンプレートには通常、「出席者」、「アクション項目」、「新規事業」などのセクションがありますが、出席する株主名、氏名などの他の項目が必要かどうかを雇用主に確認してください。ゲストと会議の場所。各セクションの一番上に、「時間」という単語が入った小さなボックスを作成します。そうすれば、そのセクションが始まった時間を書き留めることができます。コンピューター上で、各セクションにいくつかの空白スペースを残して、Wordまたはその他の編集可能な形式でテンプレートを保存します。印刷用のテンプレートを作成してから手動で記入する場合は、各セクションに十分なスペースを空けてください。あなたが急いでメモを書くとき、あなたはあなたがより多くの時間を持っていたならばあなたはしばしばより大きく書いてより多くのスペースを取る。
何を含めるべきか、何を残すべきか
会議で議事録をとる目的は、人々が議論することをすべて記録することではなく、その代わりに起こったことを記録することです、と議会の会議を処理する方法を概説する短い本「ロバートの秩序」を提案します。この本は、会議を運営するためのガイドとして、非営利団体や企業でよく使用されています。会議メモについては、たとえば、特定のビジネス上の行動に対して反対した、または反対したすべての議論を書き留めておく時間を無駄にしないでください。たとえば、誰かが申立てをしたときには、その申立ての正確な文言、作成者、および投票の最終結果を書き留めます。あなたは、しかし、動きのためにまたは反対に皆のコメントを書き留める必要はありません。誰かがレポートを作成するときは、レポートを作成した人、レポートの名前、レポートの簡単な要約、および実行されたアクションを書き留めます。 「議事録」を取っているので、決定が下された時間と、人々がその項目について話し始めた時間も書きます。
速記を開発する
起こったことをすべて書き留めているわけではありませんが、会議での行動は、あなたが追いつくことができるよりも速くなるかもしれません。それが起こるとき、あなた自身の速記を使ってください。たとえば、一般的なビジネス用語の略語（管理には "mgmt"、製品や生産性には "prod"など）を使用できます。 John Smithの "JS"のように、会議に参加している人にはイニシャルを使用します。疑問符などの記号も「疑問」の省略形にすることができます。たとえば、 "JS？"と書くことができます。ジョン・スミスが質問をしたことを示すため。あなた自身の速記を作成し、それからあなたが会議メモを発行する前に誰もが理解できる言葉に翻訳しなさい。
