ビジネスを成功させるためには、システムと手順が不可欠です。ビジネスコンサルタントでベストセラーのビジネスガイド「The E-Myth」の作者であるMichael Gerberによると、システム主導型の企業は、所有者の言葉と指示によって推進される企業よりも時間を節約し、ストレスを減らし、より多くのお金を稼ぎます。事務手続きの作成は論理と組織の練習であり、段階的な順序で実行するのが最善です。
手順の範囲、手順が達成することを意図しているものを正確に定義します。適度に詳細になりますが、それほど厄介ではありません。たとえば、送信メールを処理する手順とは異なる受信メールを処理する手順が必要です。迷惑メール、請求書、雑誌、個人メールの場合は、別の手順は必要ありません。これらのサブカテゴリは、同じ一般見出しに組み込むことができます。
プロセスに関連する期限やスケジュールを含め、手順が確実に行われるようにする責任を誰が持つかを定義します。責任者はそれを個人的に行う必要はありませんが、完了を保証し品質を検査するために割り当てられた代議員に確認しなければなりません。この定義は、現在誰が仕事をするのかを知っている場合でも、個人ではなく役職に割り当てるのが最も適切です。
このプロセスに固有の個々のタスクをリストしてください。年代順に並べます。
合理的な期限、必要なツール、必要な基本的なアクションなど、各タスクの説明を書きます。 「完了状態」を含めます - タスクが終了したときの様子です。完了状態は、作業を検査し、従業員の業績を評価するために極めて重要です。
与えられた時間枠内にタスクを完了できなかった結果を書き留めます。これには、従業員に対する懲戒処分および失敗から生じる問題に対する緊急時対応計画が含まれます。
