彼らが内国歳入庁（IRS）の規制ならびに州および地方自治体の法律を遵守することを確実にするために、会社は彼らの給与システムに重要な従業員と会社の情報を含めなければなりません。給与計算システムを構成するさまざまなコンポーネントを設定して実行するには、十分な注意と税法に関する十分な知識が必要です。その結果、企業が外部のコンサルタント、簿記係または給与計算サービスを雇って税金の支払い、W-2の処理、退職金および保険プランの管理、その他の給与関連の業務を行うのが一般的です。
従業員情報
新規採用プロセスでは、企業は医療保険やW-4用紙などの情報を収集して、従業員の給与から何を差し引くべきかを判断する必要があります。これらのフォームは、雇用主に、従業員の社会保障番号や連邦および州の税務上の源泉徴収額などの重要な情報も提供します。システムはまた、従業員の免税ステータス、年金、保険プランまたは退職基金に加えられた変更を追跡し、処理する必要があります。
給与情報
新しい採用プロセスの一環として、給与計算システムには、どの従業員が常勤、非常勤および請負業者であるかを指定するコンポーネントが含まれています。政府は、従業員を誤って分類した会社に高い罰金を課しているため、給与システムで労働者を分類することは重要です。
タイムシート
従業員が働いている時間数の知識がなければ、雇用者は従業員に支払うべきものを決定することはできません。一部の労働者には給料が支払われていますが、他の労働者には1時間ごとに報酬が支払われているか、または例外ではない従業員として指定されています。給与計算システムには、タイムシート情報、または1時間ごとの勤務時間と例外ではない従業員時間が記録され、正確性が確認される領域が含まれます。情報は、コンピュータ化されたタイムレコーダー、パンチカードスタンプの時計、または紙のタイムシートを通して収集することができます。
適用税および控除
IRSは従業員の源泉徴収税を計算するための税テーブルを企業に提供しますが、仕入先および給与計算システムもこの情報を提供できます。雇用主は、適用される税金をまとめる際に、年初来の年収、賃金水準および租税引当金を考慮しなければなりません。さらに、給与計算システムは、年金制度、401（k）、保険制度、労働組合の会費および飾りで行われた控除を計算する必要があります。給与計算部門はまた、上限金額を持つローンおよびその他の控除を監視し、合計金額が返済されると給与の控除を中止します。
給与計算登録
給与計算記録簿は、会計および一般的な調査の目的で総勘定元帳に挿入される仕訳伝票に従業員の収益および控除情報を要約したものです。給与計算記録簿は、税申告書の作成にも使用されます。これらの文書は、給与計算スタッフによって作成されるか、または給与計算コンピュータシステムを使用して生成されます。
手動支払い
場合によっては、解雇や給与計算の誤りのために、給与期間の間に会社が手動で給与を従業員に発行します。給与計算システムは、税金と報告の目的で、給与計算記録簿の小切手金額を計上する必要があります。これにより、雇用主の源泉徴収額が従業員の控除額と確実に一致するようになります。
