ファイリングキャビネットとは通常、ファイルや文書を保管するオフィス家具のことです。ファイリングキャビネットにはさまざまなサイズがあります。他のキャビネットは誰でも簡単に持ち運びでき、アクセス可能ですが、中には不正アクセスを防ぐためのロックが付いているものもあります。病院、法律事務所、学校など、ファイルが大量にあるビジネスでは、移動が困難なキャビネットを使用することがよくあります。
基本
書類を提出するには複数の方法があります。体系的なアプローチを開発するには、ファイル内に保存される情報を分析する必要があります。最適な方法を選択できるように、さまざまな方法でブレインストーミングします。たとえば、自動車部品サプライヤーの記録を保管している場合は、会社名に基づいたアルファベット順のアプローチを使用してファイルすることができます。また、サプライヤを地域別（南、西、東、国際）に分ける方法を確立することもできます。あなたが爬虫類の記録を維持しているならば、あなたの方法は彼らの学名またはファイルが作成された日付によって爬虫類を組織化することを含むかもしれません。
文書管理
満足のいく方法を設計したら、他の人がファイルシステムを理解して従うことができるように、必ずそれを書き留めてください。ファイルが不完全な場合（データの欠落など）または不適切に保存されている場合（ファイリングカテゴリが無視された場合など）、システムはすぐに無効になるため、ファイルを適切に保存する必要もあります。たとえば、性別を色分けする場合、ファイルを作成する人は男性と女性を区別することを忘れないでください。
成長を見越して、必要に応じてキャビネットやスペースを追加する必要があります。そうでなければ、レコードは詰まりすぎます。また、アクティブなファイルとアクティブでないファイルを区別する方法、および必要に応じてアクティブでないファイルを破棄または細断処理する方法についても検討します。
検討事項
多くの企業は、オリジナルの文書またはハードコピーを使用する文書編成システムを実装しています。ただし、新しいファイリングシステムを作成する前に、仮想オプションを検討する必要があります。たとえば、ソフトウェアプログラムを購入して、内部またはWebベースのサーバーにデータを入力できます。現在ファイリングシステムを使用している場合でも、デジタルまたはWebベースのストレージの潜在的なコスト削減と効率を考慮して、データ転送の時間とコストを評価する必要があります。 Needlesのケース管理ソフトウェアを使用する法律事務所は、データ転送に多大な時間を費やす可能性がありますが、システムが完全に機能するようになると、遠隔地からファイルにアクセスする機能など、無数の利点があります。
