交付金報告書の書き方

あなたの組織が受け取った助成金について報告することは、助成金発行機関と助成金受領者との関係の重要な側面です。補助金報告書は、最初の補助金提案、新しい調査結果、落とし穴、成功、および財務で実行された活動に関する情報を提供します。助成金報告書において誠実、明快、そして明快であることは、助成金作成機関がその影響を測定し、あなたの組織の経験から学ぶのに役立ちます。最初の助成金提案で提案された具体的な成果物および活動について報告することが重要です。補助金報告書には通常、カバーレター、カバーシート、物語および財務セクションが含まれます。

情報の収集とタスクの委任

補助金報告書を書き始めるときは、補助金提案で提案した内容について明確に理解し、その補助金によって資金提供されたプロジェクトに精通しておく必要があります。補助金提案書および補助金授与書を参照してください。

レポートの締め切り前に、助成金を完了するために必要な適切な部署の長からの援助を得てください。たとえば、財務諸表については財務および会計、フィールドレポートについてはプログラム担当者、署名については事務局長、写真については連絡を取り合います。

さまざまな資料を収集し、それらをまとめてレポートにまとめるときには、それらを指先で保管してください。

カバーシートと物語の節を書く

最初のセクションはカバーシートで、あなたの補助金報告書をあなたの最初の補助金提案にリンクさせる基本的な連絡先情報とデータを要求します。このセクションには、組織の正式な名前、助成金に記載されているプロジェクトの日付範囲、組織のエグゼクティブディレクターまたは社長の名前、資金援助を受けているプロジェクトに最も精通している担当者の名前、助成金報告書が含まれます。また、完全な郵送先住所、電話番号、ファックス番号、Eメールアドレス、プロジェクト名、補助金の額、補助金ID番号、および補助金の目的を含めてください。これらすべての情報が、元の補助金申請書および表彰状に記載されている内容と一致していることを確認してください。レポートのフッターに、レポートの付与ID番号とページ番号を入力します。

物語のセクションでは、プロジェクトの資金があなたのコミュニティやあなたが助けた人々の生活にどのような違いをもたらしたかを説明してください。卒業率、所得水準、または成績などの定量的データおよび統計を提供できます。あなたはまたあなたのサービスから利益を得た個人または家族の調査、インタビューまたは物語のような質的なデータを提供することができます。

助成金の結果として何か新しいことを発見した場合は、助成金交付人に知らせてください。予想外の事態が発生したかどうか、詳細を説明してください。

あなたが他の組織との共同作業で働いていたかどうか、そしてそれがプロジェクトにどのような影響を与えたかについて、助成金交付人に伝えてください。助成金受領者は組織間の協力を重視するため、これは重要です。

プロジェクトから学んだことを共有してください。プロジェクト中に発生した課題とその克服方法を詳しく説明してください。あなたがこれをうまくやれば、あなたは助成金から多くの尊敬を得るでしょう。彼らは、非営利団体が状況をシュガーコーティングするのとは対照的にそうであるとそれを言うときに感謝します。

助成金受領者に、プロジェクトの今後の計画を教えてください。プロジェクトが継続する場合は、資金源を含めます。学んだ新しい教訓を踏まえて、プロジェクトをどのように変更できるかを説明します。

あなたのプロジェクトへの投資に寛大さを与えてくれた助成金に感謝します。あなたの感謝の気持ちを表してください。適切なコメントを追加してください。

財務を含める

助成金受領者は、収入、キャッシュフロー、貸借対照表などの特定の財務諸表を要求することがあります。プロジェクト年度の要求されたステートメントを提出してください。助成金の支給を受けてから報告するまでの間の、あなたの財政状態の極端な変化を説明してください。助成金を自分で発見するよりも、あなたがそれを指摘して良い説明を持っているほうが良いです。先行してください。

特定のプロジェクトに費やされた助成金からの資金に関する詳細な報告を提供する。このセクションで提供する詳細は、補助金提案の予算に直接対応しているはずです。

予想外の費用が発生した場合は、それらをレポートに含め、そのように識別してください。補助金報告書の物語セクションでこれらの費用も説明してください。

レポートをパッケージ化する

報奨のID番号を含める必要があるレポートの内容を詳しく説明した短いカバーレターを添付してください。その手紙はあなたの組織の事務局長または会長から、助成金を発行する機関の同僚または同僚に宛てたものです。また、寄付者に感謝の意を表します。あなたは本当に十分に感謝することはできません。

他の同僚の助けを借りて助成金の物語を編集します。ファイナンシャルからファイナンシャルへの最終サインオフを取得します。編集中は、レポートのフォントと色調が一貫していることを確認してください。

あなたのプロジェクトを測定するために集められた調査、グラフ、地図、統計または情報を添付してください。あなたは最も重要な側面を物語のセクションにまとめました、しかし、これらは参考のために利用可能にされるべきです。すべてのデータをできるだけ簡潔に提示してください。

宣伝用の添付ファイルは控えめに使用してください。 Grantmakersは非常に忙しくて、イベントのチラシ、写真、そしてプレスリリースのどれもがただ流行する時間がありません。あなたの組織から最高の2つか3つの写真、出版されたか放送されたメディア作品、そしておそらくニュースレターを選びなさい。追加の資料を添付することを選択した場合は、それがあなたのケースに役立ち、プロジェクトに直接関連していることを確認してください。

あなたの組織の認可された代表者 - おそらく助成金申請書に署名したのと同じ人物 - から署名を入手してください。