ビジネスで使用される書面によるコミュニケーションにはさまざまな種類があります。企業は、書面によるコミュニケーションを使用して、会社の方針について従業員に指示し、製品およびサービスについて顧客に知らせ、そして投資家に企業戦略を知らせるために使用します。効果的なビジネスコミュニケーションを書くための鍵はあなたのターゲットオーディエンスにメッセージを合わせることです。他の人があなたのメッセージを簡単に理解できるように、はっきりした、シンプルで簡潔な方法で書いてください。
メール
オンライン参照サイトのStartupbizhubによると、電子メールは書面によるビジネスコミュニケーションの最も一般的な形式です。ビジネスの専門家は、文書の送信、会議の設定、予定の確認、および求職者への連絡に電子メールを使用します。彼らの相対的な損害にもかかわらず、あなたの電子メールはまだプロとして遭遇するはずです。あなたの電子メールがすべての意図された当事者に宛てられていることを確認してください。一人だけを残しておくと、Eメールの有効性が損なわれる可能性があります。また、件名領域にあなたのEメールの特定のトピックをリストしてください。あなたの電子メールに長いパラグラフを書くことを避けなさい。代わりに、Forbesのオンラインマガジンによると、短い段落と箇条書きでテキストを分割してください。
提案
提案書は、今後のプロジェクトの概要を説明する文書です。例えば、ビジネスコンサルタントや広告代理店は、プロジェクトや特別な任務について企業に提案を提出します。マーケティングマネージャは、製品研究を行うための提案を研究開発部門に提出することができます。プロポーザルの長さはたいてい1ページか2ページです。多くの企業はその提案に特定のフォームを使用しています。プロポーザル内のすべてのプロジェクトステップとタスクを明確に識別してください。特定の各タスクの関連コストも含めます。たとえば、ダイレクトメールプロジェクトのプロポーザルを作成している場合は、印刷、郵送、および郵送料をリストします。
レポート
レポートは、ビジネス文書によるコミュニケーションの一種です。企業はレポートを使用して、ビジネスのさまざまな側面について従業員に知らせます。たとえば、財務部門は財務報告を作成して、会社の利益と売上を要約します。同様に、マーケティングリサーチマネージャは、顧客の電話調査の結果を要約したレポートを書くことができます。レポートを構造化形式で書きます。報告書の簡単な紹介をしてください。たとえば、顧客の電話調査をいつどのように実施したかを部門の管理者に伝えます。プロジェクトに意図した主な目的を含めます。あなたの調査結果を報告書の本文に要約してください。より複雑な概念を明確にするためにグラフやチャートを追加してください。レポートにエグゼクティブサマリーセクションを含めて、主な発見事項や結果を強調します。さらに、報告書にカバーレターを必ず含めて、マネージャーやエグゼクティブに紹介してください。
パンフレット
パンフレットは、あなたの製品やサービスを特集した文献です。会社はパンフレットを使用して製品を販売したり、営業担当者にセールスコールを提供したりします。企業はさまざまな形や大きさのパンフレットを作成しています。他の人が半分または3分の1に折り畳む一方、いくつかのパンフレットは文字サイズです。あなたの主な製品やサービスを特集しているあなたのパンフレットの色と絵を使ってください。パンフレットの各ページを十分な空白で区切ると、パンフレットが読みやすくなります。
