標準操作手順書は、反復的な作業またはプロセスを完了するためにとるべき具体的な処置を詳述した文書です。 SOPは組織や用途によって異なるため、設定されたアウトラインやテンプレートには従いません。例えば、製造工場での生産作業のためのSOPは、小売環境で販売スタッフを訓練するために確立されたものとは大きく異なります。
目的
企業は、無駄を減らして利益を増やすためにSOPを実行することができます。非営利団体はSOPを使用してコミュニティに貢献することができます。一部の企業は、政府の規制を順守するため、または職場の安全性を高めるためにSOPを使用しています。 SOPが利用される環境にかかわらず、改善を求める理由は多少異なる場合がありますが、 主な目的はある容量の効率を改善することです.
Cornell Universityの上級エクステンションアソシエイトであるDavid Grusenmeyerは、オペレーティングシステムの亜種を品質と効率の「敵」と呼んでいます。したがって、標準の操作手順を使用して、不変の一連のステップを設定して特定の目的を達成することによって操作を合理化することができます。
SOPを使用する理由
米軍から非営利団体、大企業までの組織はSOPを使用して次のことを行います。
- 効率を改善しなさい。
- 質を高めなさい。
- 安全を確保してください。
特定のSOPは、生産ライン、職場の清掃、従業員のトレーニング、給与計算プロセス、および従業員の業績評価などのタスクのために作成できます。
SOP作成のための準備作業
カスタマイズされたSOPを作成するために、Grusenmeyerはいくつかのステップを提案します。
- 標準的な操作手順が有益になると思われる分野を探します。
- あなたの調査結果から、成功する可能性が最も高く、利益が最も影響を受ける1つまたは2つの分野を特定します。
- 重点分野については、各操作を実行するために必要な手順を詳しく見て、重要度ごとにランク付けしてください。
- 最後に、プロセスについて最も知識のあるマネージャと従業員のチームを集め、グループと調整してSOPを作成します。
SOPを書く
SOPに名前を付けて、どんなタスクが含まれているかを説明します。説明文に、以下についての詳細を記入してください。
- 誰が仕事をしますか。
- 必要な材料と機器
- 最終結果はどうあるべきか。
教師のいない従業員がガイドに従うことによってタスクを適切に実行できるようになるまで、タスクを実行する方法の具体的な段階的詳細を説明します。 SOPの詳細について、ある程度の能力で作業する全従業員を教育し、SOPを一貫して監視および評価します。
ヒント
-
あなたの組織や企業が、特別なプロジェクトのように、一度操作や手順を実行しようとしているのであれば、SOPは無関係です。ただし、繰り返しの手順が業務の一部である場合、SOPを作成することは健全な業務管理です。
