組織に複数の従業員がいて、その従業員が個人のクレジットカードで会社に出向いたり購入したりする場合は、クレジットカードの払い戻しポリシーが必要です。クレジットカードの払い戻しポリシーでは、どの費用を払い戻すかを決定し、支出に上限を設定し、払い戻しプロセスがどのように機能するかを従業員に通知することができます。
事前承認が必要かどうかを判断する
人的資源や経理にどんな種類の費用がかかるのかわからない場合、従業員のクレジットカードの支出を返済することは予算の悪夢となる可能性があります。クレジットカードの支出の一部または全部について事前承認を要求すると、クレジットカードの払い戻し費用の調整時に発生するステッカーの衝撃をなくすことができます。旅費または経費の承認フォームと発注書は、管理者が未承認の支出を阻止するのに役立ちます。一方、人的資源および経理は、払い戻されるコストについての野心的なアイデアを得るのに役立ちます。
支出制限を設定する
支出の制限を設定してクレジットカードの払い戻しを制限することは、クレジットカードの払い戻しポリシーで予算の問題を回避できるもう1つの方法です。食事、ホテル、娯楽の支出制限を設定すると、旅費の払い戻しは抑制されますが、サービスまたは材料の払い戻しは、発注書または事前承認を通じて管理する必要があります。たとえば、標準の食事手当は、従業員が領収書を提出する必要性を排除することができ、多額の払い戻しを処理する組織にとって役立ちます。
どのような費用が払い戻されるかを定義する
クレジットカードの払い戻し方針では、払い戻す費用を明確に定義する必要があります。食費、旅費、宿泊費は払い戻しのための標準的な費用ですが、会社の文化によっては、アルコール飲料や長期の出張のための洗濯サービスを含むまたは除外する顧客の接待のための費用など、払い戻しの対象となるその他の費用が決まります。あなたの方針では、どのような費用を払い戻すことができるのか、そしていつ従業員が費用勘定を悪用するのを避けるのかを定義するべきです。
償還の実体化に必要なものを決定する
払い戻し方針によって必要な書類が決定されない場合、従業員のクレジットカード費用の払い戻しは、会計および人事にとってすぐに問題になる可能性があります。一部の会社は個々の領収書に頼っていますが、他の会社は電子メールの領収書またはクレジットカードの明細書の注釈付きコピーを使用するか、または過剰な事務処理を完全に避けるためにほとんどの償還経費に対して標準的な手当を設定します。あなたの組織が扱う払い戻しの量はあなたの方針を決定づけるべきです。
