Microsoft Officeでトレーニングを追跡する方法

トレーニングはあらゆる事業活動の中心です。顧客への挨拶やサービスの提供、洗練された技術の使用を問わず、トレーニングを行う企業は、そうでない人よりも効率的で生産性の高いスタッフを享受し、より良い顧客サービスを提供します。一部の業種では、法的に義務付けられたトレーニング要件があります。 Microsoft Office Suiteには、従業員のトレーニングを追跡するための2つのオプションがあります。MicrosoftExcelまたはMicrosoft Accessです。 Excelシステムは、基本的なスプレッドシートの経験がある人なら誰でも実装できます。ただし、アクセスは、レポートおよび追跡のためのより洗練された方法を提供します。

エクセル

従業員が修了すると予想されるトレーニングセッションのタイトルのリストを作成します。新しいスプレッドシートで、次の各列に「姓」、「姓」、トピック名またはセッション名の各列見出しを、必要な数だけ使用して入力します。従業員番号または他の識別子の列も追加できます。リボンのページレイアウトタブのページ設定グループから印刷タイトルコマンドを選択し、タイトル行を作成します。タイトル行フィールドに「$ 1：$ 1」と入力します。

該当する列に、全従業員の名前と識別番号を入力します。

セル "A1"を選択し、マウスの左ボタンを押したままドラッグして、データを入力するすべての行とすべての列を選択します。ホームタブのスタイルグループでテーブルとしてフォーマットコマンドを選択します。データ範囲フィールドを確認し、マイテーブルにヘッダーがありますというボックスをオンにします。

トレーニング日を入力する行と列をすべて選択します。ホームタブで、番号グループの全般ドロップダウンボックスから希望の日付形式を選択します。スプレッドシートを保存します。

従業員が必要なトレーニングを完了したら、正しい列と行に適切な日付を入力します。「テーブル」形式を使用すると、レポート作成時に列をクリックして並べ替えることができます。新しいデータを入力するたびにスプレッドシートを保存します。

アクセス

新しいAccessデータベースを作成します。「Table 1」を「Employee Training Record」または優先代替名に変更します。ホームタブの表示グループからテーブルデザインビューを開きます。最初のフィールド「ID」は、デフォルトで主キーとして設定されています。 Accessはこのフィールドに自動番号を付けるか、フィールドのプロパティペインを使用して、従業員ID番号の追加など、ビジネスニーズに合わせてマスクまたはその他の書式を作成できます。

これらのフィールド名とその他のフィールドを入力して、「名」、「姓」、「トレーニングトピック」、「完了日」などの目的のデータを取得します。記録する他のフィールドには、「成績」、「パフォーマンス」、「メモまたはコメント」などがあります。適切なデータ型とフォーマットプロパティを設定します。 "Date"フィールドのデータ型には "Date / Time"を選択してください。

テーブルを保存してください。ホームタブの表示グループでテーブルビューに切り替えます。

作成タブのフォームグループからフォームウィザードを選択して、デザインダイアログボックスを開きます。左側の列から希望する各「使用可能フィールド」を選択し、個々のフィールドの「>」ボタンを押すか「>>」を押してすべてのフィールドを一度に移動する「選択フィールド」列に移動します。「次へ」ボタンをクリックしてください。

レイアウトダイアログボックスからフォームの希望のレイアウトを選択します。「次へ」ボタンをクリックしてください。次のダイアログボックスで "Form"という名前を付けるか、テーブル名とデフォルトの一致を維持します。ウィザードデザインのフォームを受け入れるか、デザインを変更するかを決定します。フォームを変更する場合は、「次へ」ボタンをクリックしてください。デフォルトデザインを使用している場合は、完了ボタンをクリックしてください。フォームを保存してください。

情報が利用可能になったら、各従業員とトレーニングセッションのデータを記入します。データ入力にはフォームビュー、データのフィルタリングとレポートの作成にはテーブルビューを使用します。データが入力されるとレコードは自動的に保存されます。

ヒント

Excelでは、並べ替えのみに基づく単純な検索とレポートが可能です。アクセスは、洗練された記録の保存と報告を可能にし、複数のフィルタが従業員、トレーニングセッションあるいはその他の分野あるいはデータ選択によって報告を作成することを可能にします。アクセスフィールド名にスペースを含めることはできません。見出しのレポート列にわかりやすい言語のキャプションを作成します。たとえば、 "TrainingSessionName"フィールドにはレポートの "Training Session"というキャプションが付けられます。