企業、個々の請負業者、および非営利団体は、そのサービスの実行および参加へのガイドラインを表すためのポリシーステートメントを作成します。これらのポリシーは、プロトコルを確立し、契約を締結する、または場所を訪れるすべての人が従うべきパラメータを設定します。これらのポリシーの作成は、会社の目標との直接的な相関関係を確立することに加えて、すべての組織エンティティからの入力から始まります。ポリシー作成者にとって、フォーマットと配布に関する調査、準備、および決定が、プロトコル作成プロセスの大部分を占めます。
書く準備をします。メモを取るための資料を集め、指定されたコンピューターまたはワードプロセッサーを固定し、そして大部分の執筆を行うためのスペースを選ぶ。さらに、ポリシー文書の表現スタイルとフォントの種類を考慮しながら、ポリシーまたはプロトコルの主言語を選択します。
新しい方針や文書の作成に関する意見を求めて、主要担当者との会議を実施する。たとえば、物理的セキュリティポリシーパラメータでは、人事担当者とセキュリティ担当者の両方が、ポリシー要件に関する見解を提供する必要があります。収集した情報からポリシーまたはプロトコルを作成する際に使用する会議議事録をとる。
会社またはサービスの使命を評価します。方針またはプロトコルの全体的なトーンの指針として、会社の使命の言葉と用途を使用してください。例えば、慎重な計画と報告の手段の繰り返しは、産業安全コミュニティ内の政策決定者にとって非常に重要です。
観客を調査する。ポリシー文書の主な対象となる顧客、請負業者、または従業員の数を数えます。場所や配給の要件を決定するために、これらの個人の職場または事業関連の場所を特定します。さらに、ポリシー文書に含まれる可能性があるかどうかについて、従業員の職務の説明と契約を確認します。
職場またはビジネススペースの物理的なレイアウトを確認してください。プロトコル文書の環境および安全部分の作成に使用するために、寸法、既存の交通手段、およびトイレや従業員のラウンジなどの専用領域を文書化します。最大能力限度や必須の防火装置などの要件を判断するには、地域の消防署や労働安全機関などの外部機関に連絡してください。
既存の会社文書を確認してください。新しいポリシーおよび手順文書を作成する際に使用するために、既存のすべての会社のポリシーレター、以前のプロトコルマニュアル、およびサービス関連の文書を収集します。古い情報を識別し、必要に応じて重要なデータを更新します。正式な署名が必要なフォームの場合は、元の署名者、または適切な代理人または代理人を探します。機密情報がまだ含まれている可能性のある古いデータを適切に処理します。
製品の安全性と使用方法を調べます。製品の流通業者、小売業者、または製造業者は、販売または製造された製品の適切な使用方法と安全対策を調査する必要があります。安全および緊急データを提示しながら、この情報をサービスポリシーマニュアルの手続きのセクションに追加してください。危険物として存在する、または含有する品目の安全な取扱いおよび廃棄データを追加してください。
複数のフォーマットを作成してください。書籍または電子版のポリシーまたはプロトコルは、ドキュメントの読者に便利さを提供します。電子ポリシー文書により、読者は複数の場所からポリシーを簡単に確認できます。さらに、本またはハードコピーのフォーマットは、必要に応じて迅速にレビューするための物理的なバージョンを提供します。
