契約が更新されていないことを従業員、サプライヤ、または保険契約者に通知するときは、更新されていない通知を送信する必要があります。この手紙をタクトとプロ意識で書くことは、時間の節約と心痛はもちろんのこと、友好的な分離を促進することができます。これはややトリッキーな操作です。非更新書簡は、しっかりと述べられた立場と受取人の感情に対する敏感さの間でバランスが取れていなければなりません。
意図を明確に述べる
あなたの目的をはっきりと述べなさい。あいまいさは後で混乱のために扉を開くことができます。問題の事業または組織の名前を述べた後、読者が更新されていないことを説明してください。職場など、より機密性の高い事項については、書簡は電話または個人的な会議の後に、更新されない理由を簡単に説明する必要があります。
例：
この手紙を受け取っているのは、あなたが現在私たちのオフィスに毎月のコーヒーサービスを提供しているためです。
バックストーリーを提供する
非更新の正直な理由を述べてください。あなたの受取人は決定のための有効な説明に値します。多くの場合、その理由は、方針の変更、予算の削減、または役職の定期的な解約と同じくらい単純な場合があります。決定がパフォーマンスの低下に基づいていた場合は、例を挙げて言います。食欲や過度に非難的な声明を避けます。代わりに、落ち着いてプロフェッショナルなままでいてください。決定に問題が生じた場合の不正行為やパフォーマンスの低下に関する記述をバックアップするために、特定のインシデントレポートがあることを確認してください。
例：
あなたは、特に時間厳守と仕事へのコミットメントの観点から、仕事の能力におけるあなたのパフォーマンスのために、更新されていません。
利用可能なオプションについて話し合う
受取人に利用可能な選択肢を説明する。方針を変更する場合は、選択肢と具体的な終了日を記入してください。職場または供給業者との契約の非更新では、時間枠だけでなく、残りの休暇時間と責任に関する指示を与えることが重要です。これはまた、あなたが選ぶべきである、非更新を訴えるためのプロセスについて受取人に知らせる機会でもあります。そのプロセスの担当者の連絡先情報、または詳細については適切なWebサイトへのリンクを提供してください。
例：
私たちとのあなたのサービスは2月1日に終了することに注意してください。現在あなたのサービスは必要ありませんが、将来予算が拡大していく可能性があります。ニーズ。
ポライトネスカウント
丁寧にしなさい。多くの場合、更新されないことは受信者にとっては驚きであり、人生の大きな変化や収入の変化を表すことが多いため、読むのは難しいことです。従業員、保険契約者、または供給業者に、時間と事業への貢献について感謝し、適切な場合には、将来の努力に幸運を祈ります。しかし、これは受取人に決定に異議を唱えるべきであることを示唆するかもしれないし、あるいはそれを裁判にかけるべきであると示唆するかもしれないので、決定に関するいかなる不安または疑いについてもほのめかしてはいけない。
例：
あなたが私たちのビジネスに貢献してくれたことに感謝します。今後ともよろしくお願いします。
適切なフォーマット
あなたの名前と位置で手紙に署名してください。受領者が決定におけるあなたの権限を理解し、質問をしてあなたに連絡できるように、あなたの役職と連絡先情報を伝えてください。単にポリシーの変更を報告している場合は、更新されていないことがそのポリシーに従っていることを追加し、参照用に添付します。
細字を読むようにしてください
更新しないことを選択している人またはサービスとの書面による契約がある場合は、必ず細かい活字を読んでください。契約違反の状況に遭遇しないように、あなたが従わなければならない契約をどのようにいつ終了することができるかについての詳細があるかもしれません。毎月のサービスのように自動的に更新される契約の場合は、契約解除の要求を書面で提出して適切な部署に送付してください。あなたがサービスを終了したい日付を含めるようにしてください。その理由を含めたいのであれば、それはあなた次第です。更新期間内にキャンセルしないと、解約料が支払われない可能性があるため、自動更新契約を締結するときにキャンセルする期限をメモしてください。
