定期的に製品を販売したり供給を必要とする会社は、購買単位または連絡窓口を持っていなければなりません。このプロセスの担当者は購買担当者と呼ばれます。ビジネスのために在庫を注文する前に、注文と購入のプロセスの基本を理解することが重要です。
評価
在庫発注および購入プロセスの最初のステップの1つは、会社が購入する可能性のある品目を評価することです。慎重な購入者は、在庫ニーズに関しては品質を心配します。彼は、会社が不適切な製品や間違った原材料を受け取らないようにする責任があります。そのため、購入者は通常、サンプルの材料、製品、および消耗品を注文して、会社の品質基準を確実に満たすようにします。
契約を作成
購買担当者がプロバイダと必要な製品を決定したら、次のステップは販売契約の交渉です。売買契約では、購買担当者と販売代理店が在庫品目と支払条件の値引について合意します。たとえば、 "net 30"は、支払いが請求日から30日後に支払われることを意味します。契約には、返品、交換、運賃の支払いに関する条件と規則も記載されています。
発注書を送信する
次のステップは、購入者がディストリビュータ、卸売業者、または製造業者に発注書を送信することです。購買発注は、受取人が配達する限り、商品を購入するという確約です。購買発注には、購入者が在庫を希望する正確な品目と出荷先の住所が記載されています。また、発注番号、口座番号（販売業者または製造業者によって割り当てられたもの）、および両当事者が合意した用語の要約もリストされています。
支払い請求書
流通会社は購入者の購入注文を受け取り、処理します。商品を購入者に出荷した後、販売者は支払いを要求する請求書を発行します。請求書には、購買発注番号、口座番号、購入者の住所、出荷された商品の説明、および支払期日の合計が含まれています。請求書には、購入日が期日どおりに支払いを送信できるように、発行日と条件（正味30日、30日以内に支払期日など）も表示されます。
