雇用と労働法に違反することなく従業員の人事ファイルを維持する方法

雇用主が入社予定の従業員と最初に連絡を取ってから退職するまでの間、その従業員に関する書面による記録を各従業員の名前で従業員人事ファイルに保存することが重要です。これらの雇用ファイルは、正しく維持されていれば、雇用の不当終了や雇用差別などの雇用および労働法違反に対する将来の責任から雇用主を保護するのに役立つ可能性があります。

あなたが必要とするアイテム

鍵付きファイルキャビネットまたはアクセスが制限された安全な部屋
ファイルフォルダ

従業員の人事ファイルを保管する必要がある理由を理解してください。これは、職場で起きたことに関する会社と従業員の記録です。人事ファイルに保管されている記録は、将来の法的手続きにおいて雇用主を保護し、政策問題、給与と給付金の問題、職務と責任、懲戒処分または是正措置、および不満について起こり得る誤解を解消するのに役立ちます。

それでは、従業員の人事ファイルに何を入力すればよいでしょうか。以下の文書および記録は、各従業員の人事担当者、または管理者によって維持されるべきです。仕事内容求人応募雇用の申し出 IRSフォームW-4 従業員ハンドブックの受け取り（ハンドブック自体のコピーを保管しておくことをお勧めします。特に、時折変更される場合があります。このようにして、従業員がハンドブックの契約条件を知ったことになります）。与えられた性能評価従業員給付登録フォーム賞従業員について受け取った苦情や賛辞懲戒処分または警告*出席記録それぞれの異なる種類の記録には独自のタブがあることが推奨されます。

医療記録と入国管理票は別々のファイルに保管してください。米国で働く権利と連邦政府がI-9を見直す権利を持っていると仮定すると、あなたはその人の移民ステータスに基づいて雇用の決定をすることはできませんので、おそらくそれを別々にしておくほうが良いでしょう。また、医療記録に関する限り、米国障害者法（ADA）には、プライバシーおよび公募医療記録へのアクセスに関する非常に厳格な規則が含まれているため、それらを別々のファイルおよびファイルキャビネットに保存する必要があります。アクセス。従業員がその職務に必要な制限を有しているか、または配慮が必要な場合に限り、ADAはこれらの記録の情報の開示を監督者に限定します。救急医療の場合の応急処置作業員。限られた状況下では、政府および保険関係者。

従業員の人事ファイル内の誤った情報は、その情報が正しくないと会社から通知されたときに直ちに修正することが重要です。

従業員の人事ファイルは、ファイルにアクセスする必要がある合法的な業務を行う必要がある人だけがロックして利用できるようにする必要があります。マネージャや一流の監督者は、昇進や懲戒処分についての決定を下すためにアクセスを必要とするかもしれません。合法的なビジネスを持たない人がファイルにアクセスする必要がある場合は、有効な召喚状が必要です。そうでなければ、従業員のプライバシー権が侵害される可能性があります。

一般に、法律では、従業員からの適切な要求がない限り、従業員の従業員人事ファイルの内容を従業員に開示することを要求していません。ただし、従業員が自分のファイルの内容を把握しておくことは、おそらくより良いビジネス慣行です。そのようにして、あなたは彼らが懲戒処分または解雇されたときに驚いている限界的な従業員を持っていません。この一般規則の例外は、公正信用報告法（FCRA）の規定です。信用報告書に記載されている内容に基づいて不利な措置を講じている場合は、従業員または潜在的な従業員に通知する必要があります。

人事ファイルに含まれているものを従業員に通知することとは別に、アクセスの問題があります。多くの州では、雇用主に従業員と元従業員に従業員の人事ファイルへのアクセス権を付与することを要求しています。あなたがこの点に関してあなたの州の法律に慣れることは、人事の専門家または事業主として、重要です。しかし一般原則として、従業員によるアクセスは合理的であり、何も取られたり変更されたりしないことを保証するために経営陣のメンバーがいることを条件としなければなりません。州法によっては、従業員がコピーを保持することを許可している場合は、会社の誰かにコピーを作成させることを許可しています。多くの場合、従業員が自分の人事ファイルに表示できる内容に制限があります。参照文字、犯罪捜査、および他の人のプライバシー権を侵害する可能性のあるその他の情報のような機密事項がある場合、それらへのアクセスを拒否される可能性があります。ここでは、これらの項目を従業員の人事ファイルの別のタブに保存することをお勧めします。州法によっては、従業員が懲戒処分または評価に反論を提出することを許可する場合があります。