あなたが他の誰かに代わって手紙を書くように頼まれるかもしれない多くの例があります。弁護士は、例えば、それを定期的にします。その他の状況としては、自分でできるスキルがない人、または第二言語学習者で英語で書くことができない人のための執筆があります。あなたの上司が事務所を欠席していることが、彼に代わってあなたに手紙を書くように依頼するもう一つの理由かもしれません。なぜあなたが他の人に手紙を書いているのかにかかわらず、フォーマットは一貫しています。
コンテンツを決定する
あなたに代わって手紙を書くつもりの人と話してください。カバーするポイントのリスト、手紙を送る人、および含める必要があるその他の詳細を作成します。あなたがそれを正しく書くのに十分な背景情報を持っていると感じるまで、手紙のトピックについて話し合ってください。
レターヘッドとビジネスレターの形式を使用する
それはあなたの通信に信頼性を与えるので、可能であればレターヘッドに書いてください。レターヘッドがない場合は、手紙を書いている人の住所をページ上部に入力し、スペースを空けて日付を入力します。挨拶文から始めます。「親愛なる」に続き、その人の名前、役職、およびコンマを続けます。例えば、あなたが会社に手紙を書いているならば、それが法廷にあるならば、それは「親愛なるブリッグスさん」または「大統領判事へ」と読むでしょう。
ビジネスレターにはblock-formatを採用してください。すべての文はページの左側から始まります。段落は行間で区切られます。あなたの終了間の距離はあなたの署名を考慮に入れるために3から4行です。手書きではなくビジネスレターを入力します。
作家を宣言する
裁判所への書簡の中など、適切であれば、あなたが他の人に代わって書いていると宣言してください。それが相手の名前で出て行く手紙であるならば、あなたは彼女がそれを自分で書いたのではないと述べる必要はありません。怪我や言語の問題がある場合は、その理由を示しています。「私はJeremy Smithersが両手首のスキーを壊したため、Jeremy Smithersに代わって書いています。」
効果的でわかりやすい言葉を使う
要点を説明します。他の誰かを代表しているかどうかにかかわらず、手紙は短く簡潔である必要があります。あなたが書いている理由を述べ、そしてあなたの支持するアイデアのために新しいパラグラフを始めてください。あなたがアイデアを変えるとき、パラグラフを変えて、スペースを残すことを忘れないでください。わかりやすい言葉で書いてください。小さい単語でうまくいって、文章を短くしてしまうときは、大きな単語を使わないでください。読者に豊富な語彙を感動させようとするのではなく、明確さを目指してください。
正式な声を出す
ビジネストーンを維持します。花言葉を避け、あなたが書いているトピックに集中し続ける。理由がない限り、この件について意見を述べないでください。
強い
最後の段落で手紙の内容を要約してください。また、あなたが手紙を書いている人が望んでいることに対する行動を指定してください。故障した機器の交換や会議の依頼などが考えられます。最後の「誠実に」または「誠意をこめてあなたの」を使用して、レターのビジネストーンと一貫性を保ちます。 「すぐに話す」や「あなたの友達」などのフレーズは適切ではありません。自分の名前に署名して入力し、続けて「あなたが書いている人の名前の代わりに」という言葉を入力します。
見直し
一日かそこらのためにあなたの手紙を残して、それを編集します。文法や綴りの間違いだけでなく、「過去と過去」や「影響と効果」など、よく混同される単語に注意してください。元のリストと照らし合わせて、何も忘れないようにしてください。手紙の受取人のところに身を置いてください。自分で声を出してそれを読み、調子と内容についてそれを評価しなさい。適宜編集してください。あなたに代わって書いた人との手紙を見直してください。あなたがその人が欲しかったものを見落とさないようにしてください。
