従業員がいつでもどこからでもデータに取り組むことができるように、データは常に容易にアクセス可能でなければなりません。インターネットは、データのアクセシビリティを向上させるのに役立つツールです。たとえば従業員が出張中のときに、データをオンラインでアクセスできるようにすることは、大量のデータを管理するために使用される1つの手法です。
データ入力
データ管理技術の一部は、データがデータベースに入力される前でも発生します。データは最初の入力時に正しくなければなりません。つまり、最初にデータを訂正した個人はデータを正しく記録しなければなりません。たとえば、顧客が電話で住所の変更を報告した場合、住所が正しくデータベースに入力されるように、顧客サービス担当者は顧客に正しく連絡を取る必要があります。エラーを回避するための1つの手法は、情報を顧客に繰り返して返すことです。
データバックアップ
IBMによると、失われたデータは、失われたデータを置き換えようとするため、会社の時間がかかるため、会社に悪影響を及ぼす可能性があります。この情報が失われた場合にこの情報を取得できるように、企業は重要な情報を格納するバックアップ方法に頼ることがよくあります。
データクレンジング
データクレンジングとは、誤ったデータを修正し、データを統合し、無関係なデータを削除することです。データクレンジングでは、自動ソフトウェアプログラムとデータベース管理者からの手動入力の両方が使用されます。データクレンジングはエラーを取り除き、企業の生産性と保管スペースを増やすことができますが、データクレンジングプロセスは高価で時間がかかる可能性があります。
代替データ
前述のように、データはソフトウェアによってバックアップされることがあります。何らかの理由でデータが変更され、データが正常に機能しなくなった場合、そのデータは過去に機能したバックアップデータに置き換えることができます。その後、プログラマはどの変更がデータを破損したのかを判断し、このデータを将来どのように更新するのがよいかを判断できます。
顧客データ入力
企業は、顧客がデータを直接入力できるようにするWebサイトを設定できます。この直接データ入力は、必要なフォームに記入するために従業員を配置することを彼らに要求しないことによって会社のお金を節約します。間違いがある場合、顧客は自分でデータを修正することもできます。ただし、インターネットを介してオンラインデータベースにアクセスする方法を知っているには、すべての顧客が技術に精通しているわけではありません。
ダブルチェック
非常に重要なデータは常に2組の目で確認する必要があります。 1人の従業員がデータを編集するときは、変更が加えられたことを示すためにそのデータを別の色で編集する必要があります。次に、2人目の従業員がデータ編集を見て、間違いがないことを確認できます。
データ管理コンサルタント
多くのコンサルタント企業はデータ品質管理を専門としています。これらの企業は、ビジネスがデータ管理プロセスをどのように実行しているかを調べ、これらのプロセスをどのように改善できるかについて推奨事項を提供します。
