あなたが慈善団体を運営しているか、毎年恒例のホリデーパーティーを開くか、新しいトレーニングプログラムを始めてコンサルタントを必要としているかにかかわらず、勧誘状は助けを引き付けるための主要な道具です。あなたの受取人が決断を下し行動するために必要なすべての適切な情報を含み、ビジネス勧誘状は尖っていて簡潔であるべきです。さらに、あなたはすべてが上にあることを確実にするためにあなたの地域の勧誘法を知る必要があるでしょう。
あなたの手紙の目的を確認してください。あなたは寄付を募っていますか、それとも契約の仕事の見積もりを求めていますか？勧誘状は、寄付を求めている慈善団体や、特定のイベント、イニシアチブ、またはプログラムのために潜在的な提供者からの見積もりを求めている企業などの団体によって採用されることがよくあります。あなたが手紙を送りたいと思う適用可能な実体の包括的なリストを作り、それらがあなたが求めているサービスのための基準を満たすことを確認してください。
適切な詳細を概説してください。最良の回答を求めるために、あなたの手紙はあなたが探しているサービスへの特定の言及を含むべきです。これらの詳細には、イベントまたはプロジェクトの日時、および必要なタスクが含まれます。手紙はまた、要求されたタスクを実行するために受取人から価格見積もりを明示的に要求するべきです。これが慈善団体のための募金活動のためのものである場合、あなたがお金を求めているという事実について透明性を保ってください。あなたはまたあなたが期待する最小または標準寄付を説明するべきです。最低限の寄付がない場合は、その情報も含めることができます。
メリットを追加その手紙の中で、あなたの努力への彼の参加から彼がどのような利益を得ることができるのかを実体に伝えなさい。恩恵には、彼の事業や組織に対する何らかの宣伝、または彼の行為に対する公の認識が含まれるかもしれません。これがどのような種類の宣伝であるか、どこで表示されるか、そしてどのような期間で行うかを含めます。
散文をはっきりさせなさい。手紙の内容とスタイルは、明確で、簡潔で、尊重されるべきです。花言葉や扱いにくい文章や段落構造を避けます。対象読者は忙しく、効率的かつ容易に資料を読み通すことを望んでいるという事実を尊重してください。
現地の勧誘法に注意してください。多くの州には、ビジネスまたはお金の勧誘に関する法律があります。例えば、慈善団体は、この種の手紙が配布される前に正式に州に登録することを要求されるかもしれません。これらの事項に注意を払うことはあなたのプロジェクトを合法的に進行させるだけでなく、あなたに州と地方の当局者によるかなりの頭痛の種をあなたに与えるでしょう。あなたの権利と責任を確かめるためにあなたの州の長官事務所から始めてください。
