購入提案を書く方法

あなたがプロジェクトやチームを管理するとき、結局あなたは外部の会社から製品やサービスを購入することを要求されるでしょう。会社は、従業員が会社に代わって承認することができる特定のドル金額を詳述するプロトコルを持っています。購入しようとしている購入が指定されたしきい値よりも高い場合、その購入を承認するには監督者が必要です。このような場合、購入提案は、特に経費が大きくなったりビジネスの重要な部分に影響を与えたりする場合に、購入の必要性を正当化するために使用されます。

比較チャートを作成します。チャートには、探している商品またはサービスの各プロバイダが一覧表示され、商品に関する適切な属性が含まれています。たとえば、スタッフにチームビルディング活動を提供するベンダーを探している場合、カテゴリには、会社名、所在地、活動オプション、価格別オプション、含まれるスタッフ、過去のクライアント、および参照/参照が含まれます。一目でわかる限り多くの属性を含めます。これにより、データを確認しやすくなります。

あなたの研究をしてください。探している商品またはサービスを提供している3〜5社のベンダーのリストを作成します。あなたの提案に複数のベンダーを含めることは、適切な注意を示し、あなたの上司があなたの推論を素早く理解するのを助けます。各ベンダーから見積書を入手し、比較チャートにデータを入力します。一部のベンダは見積を提供するためにリードタイムを必要とするため、それに応じて計画します。書面による見積もりをいつ受け取るかについては、ベンダーの連絡先から確約を得てください。最後に、ベンダーと取引をした企業からの参照を求めます。

仕入先の参照を呼び出します。価格やサービスなどの他のすべての属性は同等と見なされますが、すべてのベンダーがあなたの会社に適しているとは限りません。ベンダーは正しい製品を持っているかもしれませんが、それを時間通りに確実に納品することはできません。サービス業者はあなたのタイプの会社との経験がないかもしれませんが他の種類のものと非常によくします。参考文献は、この種の問題からあなたを保護し、あなたの提案の妥当性を強化するのに役立ちます。

決定する。定義した属性、参照、および見積書に基づいてベンダーを比較します。自分の意見を大切に思う同僚とあなたの調査結果を共有し、彼女の意見を求めてください。客観性を維持し、会社にとって最も価値のあるベンダーを選択してください。

メモを作成します。購入の意思決定者に手紙を書いてください。購入意向の簡単な説明を書き、購入が必要な理由と会社にとってどのようなメリットがあるかを明確に述べてください。投資収益率を計算できる場合は、メモにそれらの詳細を必ず含めてください。また、あなたが行った調査、あなたの決断の論理的根拠、そしてそれに関連する購入の短期および長期の費用も含みます。

メモを上司に渡します。ベンダー提案と比較表を添付ファイルとして含めます。あなたの上司とのミーティングを予定して、購入の詳細を話し合います。あなたの上司が持つ質問を予想して、強くて自信を持って答えて予定された会議に来てください。