苦情通知書は、個人または組織に対するあなたの苦情の恒久的な記録として役立ちます。よく書かれた手紙には、特定の製品またはサービスで発生した問題と予想される解決方法が明確に記載されています。手紙を書くときは、落ち着いた職業的な口調を採用してください。いかなる脅威、威厳のない暴言、皮肉、不適切な言葉も避けてください。ほとんどの場合、あなたはあなたの問題に責任がない個人に手紙を書いていますが、彼はそれを解決するのに役立ちます。
あなたの手紙を特定の人に宛ててください。 「親愛なる」や「心配することのできる人」を使用しないでください。会社の交換機に電話をかけ、適切な管理者の名前と役職を尋ねてください。彼女の名前の正しいつづりを確認してください。名前を識別できない場合は、「Customer Service Manager」などの適切なタイトルを使用してください。
あなたの苦情に関連するすべての詳細を記録するためにあなたのワープロプログラムのペンと紙またはドラフト版を使ってください。製品名と説明、注文番号、ブランド名、モデル番号、価格と購入日などの情報を含めます。あなたの苦情に関連するすべての文書をコピーしてください。すべての情報を読み直し、あなたの苦情が正当であることを確認してください。
肯定的なメモで手紙を始めてください。最初の段落を使用して、組織のいくつかの良い面について説明します。たとえば、ブランド名に対する忠誠心や会社の担当者との具体的な取引について言及することができます。たとえば、「過去には、私はあなたの店を訪れるのを楽しんでいました。多くの販売員が私に名前で挨拶し、私が購入に満足していることを確認するために邪魔をしません」。
あなたの苦情の性質を第2段落に述べなさい。あなたの苦情を処理するために読者が知る必要があるすべての詳細を含めてください。たとえば、「私の30日保証の条件の下で、2011年3月7日に購入したモニターを373.89ドルで返却します。領収書のコピーが同封されています。」領収書または他の文書の原本を送付しないでください。
あなたの期待を明確に述べるために3番目の段落を使ってください。たとえば、「製造元の指示どおりにトースターが機能しないため、47.83ドルの全額および即時の払い戻しに加えて、トースターの返品のために支払った送料が必要です。ご返事がない場合は4週間かかります。あなたから、私はベタービジネスビューローに連絡します。」
ヒント
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あなたの名前、住所、電話番号、Eメールアドレスを含めてください。短い段落を書き、手紙の長さを1ページにしてください。信頼できる友人や親戚に手紙の校正を依頼してください。つづりや文法上の誤りをチェックすることに加えて、彼女は手紙の調子が適切であることを確実にしなければなりません。
