給与計算処理は、しっかりした数学と問題解決のスキルを必要とする詳細な作業です。雇用主または給与計算スタッフは、すべての従業員の給与が正確かつ適時に支払われるようにしなければなりません。多くの場合、会社内の全員が給与計算処理手順を確実に理解できるように、管理者や監督者と対話する必要があります。彼らの仕事を効率的に遂行するために、給与計算スタッフは重要な給与計算情報の文書化を含む合理化された給与計算システムを考案するべきです。
給与計算手順の文書化
タイムレコーダーとタイムカードの手順を文書化します。時間ごとの従業員を抱える多くの企業は、彼らにタイムレコーダーを打つことを求めています。他の人は彼らにタイムカードを完成させることを要求する。 1時間ごとに支払われる従業員の給与は、タイムカードに表示されている時間に基づいています。したがって、実施されているタイムクロックまたはタイムカードの変更は、すべての従業員に書面で報告する必要があります。あなたは、管理者/監督者にメモを送ることも、変更の印刷版を渡すこともできます。管理者/監督者は、必要な変更を従業員に伝達する責任があります。
年間給与カレンダーを印刷します。毎年の終わりまでに、次の年の日付を慎重に調べて、給与計算処理が行われる日付を決定してください。銀行の祝日、祝日、その他の会社の祝日に注意してください。異なる色を使用して、タイムカードと給与計算の変更の提出日と実際の支払日を強調表示します。プロの印刷会社がこれらのカレンダーの印刷をお手伝いします。給与計算カレンダーをすべての管理者/監督者に配布します。
給与管理部門用の標準給与処理小冊子を保管してください。小冊子はすべての給与計算処理ステップを含むべきです。たとえば、会社に隔週の給与スケジュールがある場合は、支給期間の開始から終了までの隔週の給与計算の処理方法が正確に記載されるように小冊子を作成します。このステップは、新しい給与計算スタッフをトレーニングするときに特に効果的です。
給与計算処理小冊子に報告および小切手処理プロセスを含めます。給与が印刷された後、または銀行への直接入金ファイルの送信が行われた後、給与計算プロセスはまだ完了していません。給与登録簿および税務申告書の印刷や提出、給与やスタブの引き渡し先となる個人の名前など、これらの手順を文書化します。情報が時間とともに変化するので、小冊子を更新して、給与計算部門の全員がコピーを持っていることを確認してください。
給与計算スタッフの各メンバーが自分の役割を理解していることを確認します。給与計算処理中に彼らが彼らの責任を認識していることを確実にするために彼らに彼らの特定の職務のコピーを文書化し、そして与えなさい。
