BtoBで仕事をしている場合は、いつかビジネス提案または提案書を作成する必要があります。これは、範囲、コスト、スケジュール、予算などの定義済みパラメーターに基づいて、組織の製品またはサービスを見込み客に提供するために使用される文書です。
プロジェクト提案とは何ですか？ビジネス提案または提案レターとも呼ばれ、この文書は通常特定のフォーマットを持ち、特定の要件は業界によって異なります。ただし、プロポーザルレターの主な目的は、見込み客にあなたのビジネスが直面している問題の解決にどのように役立つかを常に証明することです。
プロポーザルレターとは何ですか？
プロポーザルレターは、企業から要請されたものでも、未承諾のものでも構いません。勧誘は、セールスコールの後にプロスペクトを求める見込み客のように単純なものでも、RFPと呼ばれる正式なプロセス、またはプロポーザルの要求でもよい。このプロセスでは通常、見込み客のビジネスに勝つために複数の組織が競争的な提案を送信する必要があります。業界とRFPの種類に基づいて、提案は見込み客によって概説された特定の要件をカバーする必要があるでしょう。
未承諾の提案や非公式の要求に対処する場合、従うべき正式なガイドラインはありません。ただし、見込み客からの質問に明確かつ簡潔に答える文書を作成することが重要です。これらの場合には正式な要件はないかもしれませんが、論理的な構造に従い、ビジネスの重要な側面をカバーし、見込み客が対処している問題をどのように解決するかが重要です。
事業提案書または提案書には、業界やプロセスに関係なく、次の基準を含める必要があります。
- カバーレター
- タイトルページ
- 目次
- エグゼクティブサマリー
- 見込み客が直面している問題の概要
- 提案の目標または目的
- あなたの組織がこの問題を処理する資格を得た理由
- 価格とスケジュールを含む範囲
- 行動への呼びかけ
- 連絡先
あなたの提案を始める前に研究を行ってください
入力を始める前に、関連するすべての情報を1か所に集めることが重要です。誰がプロポーザルを読むのか、そして彼が意思決定者であるのかどうかを調べてください。あなたの聴衆にあなたの提案を調整してください、あなたが彼らが見ることになるであろうすべての情報をあなたが確実に提供するように。
見込み客が直面している痛みの種類を調べます。あなたの組織があなたの競争と比較して彼らの問題を解決するのに最も適している方法を確立しなさい。見込み客が話している可能性がある類似のビジネスとは一線を画す要素を挙げてください。
見込み客が予算またはスケジュールを念頭に置いているかどうかを確認し、内部リソースがそれらの要件を満たすように調整されていることを確認します。見込み客に最も役立つ商品を選択したら、価格を見積もる前に内部費用を計算する必要があります。
プロジェクトの範囲を提供する
プロジェクトの範囲を概説することは、プロポーザル作成形式の主要コンポーネントです。この重要な情報を書き留めておくことで、あなたはあなたの提案を書くことにすぐに着手することができます。スコープの重要な詳細をドラフトするのにしばらく時間がかかります。最初の要素は、誰があなたの組織内で仕事をするのか、誰がプロセスを管理するのか、そして誰があなたの顧客の主な窓口になるのかを把握することです。
次に、顧客が問題点を管理するのを支援するために、正確に何をする必要があるのかを確立する必要があります。あなたの組織が取るべきステップと、見込み客の問題を解決するために使うプロセスの概要を説明します。また、結果の成功を測定するために組織が使用する測定基準をリストする必要があります。
最後に、できるだけ詳細にスケジュールを概説し、あなたが提案した日までにプロジェクトを完了するためにあなたの会社が達成するマイルストーンを提供します。発生する可能性がある予測不可能な問題を考慮して、スケジュールを見積もる際には十分に注意してください。これは、見込み客に何を提供できるかについての現実的な説明を提供することです。
はじめにとエグゼクティブサマリーから始める
あなたのプロポーザルレターの紹介には、あなたが誰で何をしているのかについての背景と一緒に、あなたの会社とブランドについての情報を含めるべきです。あなたがプロポーザルレターを頻繁に書く場合、あなたは毎回再利用できるあなたの会社についての定型的なテキストを作成したいかもしれません。
エグゼクティブサマリーはあなたの提案の適切な点を含むべきです。この文書のあらゆる側面を要約するのではなく、なぜあなたの会社がその仕事に適しているのか、そしてどのように見込み客の問題点を管理するのに役立つかについての情報を含めてください。
プロポーザルの本文を作成する
提案の本文には、見込み客が直面している問題の詳細を含める必要があります。あなたが彼らの問題についてあなたの理解を示すために、彼らの風景の詳細と彼らが日常的に見ている難しさに行きなさい。これは、あなたが彼らにとって重要な分野に精通しているというあなたの見通しを示すのに役立ちます。
あなたの提案の目的を概説してください。これは主にあなたがあなたが提供する製品やサービスを通して彼らのビジネス上の問題で彼らを助けることを意味するという見通しを示すことになるでしょう。自社と他社との違いと、見込み客との作業に適している理由の詳細を説明します。これには、あなたが働いている他の組織について話すこと、過去のプロジェクトの例を示すこと、そしてあなたの知識と専門知識についての詳細を提供することが含まれるかもしれません。
仕様と前提を提供する
具体的な価格とスケジュールで概説した範囲を含めます。あなたの会社は見込み客の要件の詳細のすべてを知らないかもしれないので、あなたは彼らの内部予算とタイムラインの制限のようないくつかのことを仮定しなければならないかもしれません。あなたはそれらの仮定をプロポーザルに含めることができ、さらにいくつかの選択肢を提供することもできます。たとえば、4週間の納期、6週間の納期、8週間の納期の見積もりを、各タイムラインに対応する価格で提供できます。
強い引数で閉じる
提案レターの結論には、見込み客に提供した情報の簡単な要約を含める必要があります。あなたが提案した提案を検討し、次に何をすべきかについての情報を彼らに提供するために時間を割いてくれてありがとう。ビジネス提案に行動の呼びかけを含めることが重要です。これには、提案についてさらに話し合うように電話することや、契約に署名するための会議を開くことを含めることができます。最後に、Eメール、電話、Webサイトなど、いくつかのオプションを使用して、連絡方法についての情報を含めます。
ベストプラクティスに従う
あなたの提案書をより効果的にするために、いくつかの補足文書を一緒に送ってください。これには、過去の顧客の事例研究、幸せな顧客からの紹介文、および成功率を示す統計を含むスプレッドシートが含まれます。
あなたがあなたに利用可能なリソースを持っているならば、会社のレターヘッドにあなたの提案を書いて、それをグラフィックデザイナーによって設計してもらうようにしてください。視覚的要素に注意を払うことはあなたの会社が見込み客が受け取るかもしれない競争の提案から際立っているのを助けることができます。
フォローアップを忘れないで
プロポーザルレター文書の一部ではありませんが、プロポーザルを送信する際の重要な要素の1つは、プロスペクトをフォローアップすることです。プロポーザルレターを送信して数日後に、プロスペクトに電話またはEメールで連絡して、ドキュメントに関する質問やフィードバックがあるかどうかを確認します。さらなる情報が必要となる可能性のある要素を明確にするように申し出ます。フォローアップすることで、見込み客との強い関係を築くのに役立ちます。
