ビジネスオーディエンスのために書くことは友人に手紙を書くことと同じではありません。手紙の目的は異なります - 一般的に、あなたは特定の情報を伝えたり、誰かに特定の行動を取るように依頼するでしょう - そしてフォーマットやスタイルに関しては一定の期待があります。多くの場合、ビジネスレターはあなたが誰かにする最初の印象になるでしょう、それでそれを正しくすることは重要です。
ビジネスレターとは
ビジネスレターとは、組織が他の組織に送信するレター、または組織とその顧客、サプライヤ、およびその他の関係者との間の通信のことです。仕事の一環としてあなたが書いた手紙は、ビジネスレターと見なされますが、あなたがビジネス、組織、コミュニティグループ、あるいは個人的にプロの文脈で送った手紙もこのカテゴリーに入ります。主なテストは内容の1つです：あなたの受取人はそれが彼らのワーキングライフに影響を与える限りあなたが書くものに興味を持っていますか？もしそうなら、あなたの手紙はビジネスレターとして認められるでしょう。
ビジネスレターを書く必要がある理由
企業は、重要な情報を伝えるために顧客、顧客、供給業者、および利害関係者に手紙を書きます。たとえば、製造業者に商品を注文したり、注文の状況について顧客を更新したり、会社の契約条件に対する重大な変更を説明したり、発生した問題を識別したり、のれんを伝えたりします。多くのビジネスレターには行動の呼びかけが含まれます。つまり、レターは特定の情報または受信者からの応答を要求します。
明確で専門的な方法で書く必要があるときは、個人はビジネスレターのフォーマットを選びます。例としては、求職票、レジュメカバーレター、苦情通知書、辞任通知書、照会状、正式な契約の受諾または却下、または企業からの情報要求などがあります。これらの文字に共通しているのは、あなたの文章スタイルを創造的または刺激的にするのではなく、簡潔で具体的になることを期待しています。
ビジネスレターのフォーマット
米国の企業は、以下にリストされている4つの一般的な文字フォーマットのうちの1つを使用します。これらのうち、ブロックスタイルが最も人気があります。
ブロックレター形式：ブロック文字スタイルでは、テキスト全体が左マージンと同じ高さになります。行テキストがシングルスペース、段落がダブルスペースになるように文字を構成します。マージンは通常、標準の1インチ設定になっていますが、家のスタイルに合わせてこれを変更する企業もあります。
セミブロックレターフォーマット：セミブロックはブロックフォーマットと同じです。各段落の最初の行はインデントされています。
代替ブロックレターフォーマット：このフォーマットはブロックフォーマットに厳密に従っており、日付、補完的な終結（ "sincerely"）、および作家の名前、タイトル、署名がページの右側に表示されます。レターヘッドを使用していない限り、作家の返信先住所も右側に表示されます。
簡易レターフォーマットブロックフォーマットのもう一つのバリエーション、単純化されたスタイルはオープニング挨拶文を省略します（ "Dear Mr. Smith："）。受信者の名前がわからない場合は、この形式を選択してください。
ビジネスレターで受取人に宛てる方法
1人の受取人へのビジネスレターの送付は比較的簡単です。ページの左側にある内側のアドレスブロックに受取人の名前と住所を書いてください。あいさつ文であなたの手紙を開きます：「親愛なる氏/夫人姓：」または「親愛なるサー/マダム：」あいさつ文の最後のコロンに注意してください - ここではコンマを使うのは個人的な手紙だけです。ビジネスレターは常にコロンを使用します。
あなたが受取人と姓名関係にある場合、例えばあなたが数回会ってその人をよく知っているならば、その人のファーストネームを書くことは許容されます。この場合、あいさつ文は「親愛なるジョセフ：」と書かれています。それは失礼だと見なされます。
同じレターで複数の受信者にアドレスを付けるには、次のいずれかのオプションを選択します。
受信者が同じ場所で作業する場所内部アドレスブロックに、各受取人の役職、氏名、および役職を記入し、その後に単一の会社の住所を記入します。あいさつ文では、各受取人の名前を住所に記載されているのと同じ順序でリストします。
例：
上智プロクター最高経営責任者 セールスディレクター、Martyn Byrne氏 マーケティングマネージャー、Regan Coulson博士 ABCリミテッド タウンストリート Townsville、Kentucky 395494
Proctor先生、Byrne先生、Coulson先生各位
受信者が異なるアドレスで作業する場所：各受取人は自分の手紙を受け取るべきですので、同じコミュニケーションのコピーを複数用意する必要があります。他の受信者の名前を一覧表示するには、終了後にカーボンコピーの注釈「cc：」を使用します。注釈は、各受信者に他の受信者が誰であるかを知らせます。
例：
上智プロクター最高経営責任者 ABCリミテッド タウンストリート Townsville、Kentucky 395494 プロクター各位 手紙の本文 敬具 ジェーン・ドウ Cc：営業部長Martyn Byrne、マーケティングマネージャー、Regan Coulson博士
受信者が多いとき：理事会のメンバーのように多くの受取人に手紙を書くとき、それは1つの手紙を書いてグループ全体にそれをアドレスするのが適切です。あいさつ文は、たとえば「Dear Sales Department」や「Dear Community Liaison Team」など、人の体も参照する必要があります。手紙の最後にある配布ブロックを使って、手紙を読むべき個々のグループメンバーをリストしてください。
例：
取締役会 ABCリミテッド タウンストリート Townsville、Kentucky 395494 理事会メンバー各位 手紙の本文 敬具 ジェーン・ドウ 分布： 上智プロクター マーティンバーン氏 レーガンコールソン博士 エリザベス・メジア夫人 Zayne Vargas教授 コーエンアンダーセン氏
ビジネスレターのさまざまな部分
ブロックフォーマットを使用しているか他のスタイルを使用しているかにかかわらず、ビジネスレターには次のセクションが含まれています。
レターヘッドまたはリターンアドレス：企業は通常、用紙の上部に特別にデザインされたロゴまたはレターヘッドを含む印刷用紙を使用します。レターヘッドには、組織の住所と連絡先の詳細が記載されています。レターヘッドを使用していない場合は、レターの左上隅に自分の名前と住所を記入してください。受取人に役立つ場合は、あなたの電話番号とEメールアドレスを含めることは容認できますが、必須ではありません。
日付：リターンアドレスの直下に月日日の形式で日付を記入してください。他の国では日 - 月 - 年形式を使用しているので、日付を数字ではなく単語で表記することによって混乱を避けてください - 「2018年6月28日」。
内部アドレス：受取人の名前、会社名、住所、郵便番号を記入してください。適切な場合は役職を含めます。標準的な事務用文房具を使用する場合は、必ず内側の住所を左の余白に合わせてください。これを行うと、住所が3つのセクションに折りたたまれたときに封筒のウィンドウに表示されます。
あいさつ文：上記のように挨拶の後にコロンを使うのを忘れないでください。
件名：オプションの件名を追加すると、受信者は文字の意味をすぐに理解できます。これが一例です。
フィリップス氏各位
求職申請パックの請求
体：これはゴムが道に出会うところです。なぜあなたが書いているのかを説明する短い文で始まり、続いて当面の問題を概説する一連の段落が続きます。簡潔にしてください。ほとんどのビジネスレターでは、2から5段落が理想的です。
無料で閉じる：ビジネスレターを四捨五入するためのさまざまなオプションがあります。ここではいくつかの例を示します。
- 敬具、
- 敬具
- 敬具、
- 粛白、
- 心から、
- ご多幸を祈る、
署名：あなたの名前と役職を印刷してください。あなたのタイプした名前と無料の終結の間にスペースを残してください。あなたはこのスペースにあなたの名前を署名します。
エンクロージャーとカーボンコピー：手紙の写しを他の人に送る場合はcc：を含めてください。文書に手紙で囲まれている場合は、 "Enclosure"または "Encl"を記入してください。署名ブロックの下にあります。
ビジネスレターの本文を書く方法
ビジネスレターの目的が何であれ、レターの本文を明確かつ簡潔にすることが不可欠です。あなたの受信者は忙しくてそれをすくい取る可能性が高いことを理解してください。論理的な段落（1段落あたり1つのアイデア）であなたの手紙を構造化するので、受け手はすぐに最終結果に到達することができます。
しかし、簡潔は鈍いという意味です。あなたは外交的で職業的な調子を求めて努力しなければなりません。 2つの例を考えてください。
慎重に検討した後、私は他の会社でポジションを引き受けることにしました。 私はABC社で働くつもりです。
2番目のバージョンは簡潔ですが、あまりにも直接的であり、不必要にトーンが厳しすぎます。それは読者を怒らせるかもしれません。最初の例は、簡潔さは劣りますが、より尊重します。
あなたが手紙の本文の中であなたの主張をしたならば、行動を促すこと、あなたが今何をしたいのかについて説明する短い文で終わる。覚えておいて、あなたの読者は忙しいです。彼女が次に何をすべきかについて推測したままにしないでください。ここではいくつかの例を示します。
あなたがこの提案に同意するならば、5月31日までにご返事ください。 XYZのサービスを正常に使用したことのある人の連絡先情報が必要な場合は、Jane.Doe @ xyz.comに電子メールを送ってください。
音声と言語のオプション
ビジネスレターの言語は、リラックスした会話形式から法的文書に見られる超形式的で技術的な形式までさまざまです。最も効果的なビジネスレターは、これら2つの両極端のバランスをとります。ビジネスレターは時間の経過とともに正式ではなくなっていますが、あまりにもカジュアルな文章は非専門的かつ誠実ではないかもしれません。一方、過度に正式な文章を書くことは、あなたの業界特有の言語、用語、言い回しを理解していないかもしれない読者を遠ざけることができます。すべての文章と同様に、あなたは聴衆に口調を合わせる必要があります。これはあなたが選ぶスタイルに関してあなたに多くの余裕を与えます。
あなたが銀行業界のような特に正式な業界で働いていない限り、あなたはそれらの正式な同等物の代わりに毎日の言葉を使うように努めるべきです - "開始"ではなく "開始"、 "終了"ではなく "終了" "努力。"それを単純にしておくことは、ほとんどの人が専門用語をより長くより複雑な単語に関連付けるので矛盾するように思われるかもしれません。ただし、明瞭さが重要です。あなたの受取人があなたの印象的な語彙を披露するよりも、あなたの受取人があなたの手紙を彼の側に最小限の努力で理解することははるかに重要です。
会社の家のスタイルに特有のものでない限り、「私」、「できません」、「しない」などの収縮は避けてください。一部の企業は、会話を開始するために消費者に手紙を書くときに、より非公式の声を使うことを好みます。他の人は代わりに正式な口調を打つだろう。一貫性が重要です。あるスタイルで他のスタイルを書くことを好む場合は、組織全体でスタイルの選択を伝達し、全員が同じスタイルガイドに従っていることを確認してください。
ビジネスレターの例
まとめると、ブロック形式の短いビジネスレターの例です。
カート・オライアン氏 ABCリミテッド タウンストリート Townsville、Kentucky 395494 2018年1月11日 O'Ryan氏各位 Townsvilleの「Grow Wild」コミュニティアウトリーチプログラムでの積極的な支援に改めて感謝の意を表します。あなたのフィードバック、あなたの建設的な批判そしてあなたの貴重な経験はこのプロジェクトの成功した実施に大いに貢献しました。 私たちは今、暫定的に "Nature on Your Doorstep"と名付けられた私たちのフォローアッププロジェクトに全額の資金援助を受けました。あなたがこのプロジェクトであなたの協力を続けることに同意することができるならば、我々は嬉しく思います。私たちは確かにあなたの洞察力と専門知識を使うことができます。 私はあなたの閲覧のための提案を説明する短いパンフレットを同封します。私達は私達の次のステップを論議するためにあなたと会いたいと思い、予定を予定するために来週あなたのオフィスを呼びます。ご検討いただきありがとうございます。 敬具、 ジェーン・ドウ Encl：
