ワークフロー図は、特定の製品またはサービスの作業プロセス全体にわたるリソース、ドキュメント、データ、およびタスクの移動と転送を視覚的に表します。正しく作成されたフローチャートは、正しいワークフローを迅速かつ明確に表します。
効率の向上とボトルネックの回避
多くの作業プロセスは複雑で複雑になる可能性があるため、従業員の理解と効率を向上させるには、タスクの完了方法を視覚的に表現することが重要です。ワークフロー図には、各段階の責任者、必要な文書とリソース、および各段階に必要な時間が明確に記載されています。生産のための従業員の役割とリソース要件を知ることで、経営陣は弱点を簡単に定義し、ボトルネックを軽減することができます。ボトルネックは、プロセスの全体的なサイクルタイムを妨げ、遅らせるワークフローの側面です。
説明責任とコミュニケーションの向上
ワークフロープロセス全体を視覚的に表現することで、従業員は自分の職責だけでなく他の従業員の役割も理解しやすくなり、説明責任が向上します。成功した正確なワークフロー図を作成することは、必要な調査とデータ編集のために職場での知識を増やします。従業員がワークフロープロセスをよく理解していると、コミュニケーションも向上します。
図形を使ってアクティビティを表示する
ワークフロー図は、さまざまな種類のアクティビティに対応する特定の形状を使用します。楕円形は、ワークフローの開始位置と終了位置を示します。長方形は、プロセスの活動、タスク、または分析を表します。ダイヤモンドは意思決定プロセスを表し、通常2つのワークフローの方向性があります。決定に対する答えが「はい」の場合、ワークフローは意図した経路をたどりますが、答えが「いいえ」の場合、問題を解決するためにワークフローは別の経路をたどる必要があります。菱形が多いダイアグラムは視覚的に従うのが難しいかもしれません。円は、あるアクティビティから別のアクティビティへのコネクタを表します。
ワークフロー図の実装
ワークフロー図の設計は広範囲で時間のかかるプロセスになる可能性がありますが、その実装はより困難な場合があります。管理者は、単に図表を職場に掲示し、従業員がガイダンスなしにそれを実行することを期待することはできません。ほとんどの図は、リーン生産、シックスシグマ、総合品質管理などのワークフロー改善理論と組み合わせる必要があります。 （参考文献1参照）
ワークフロー図の代替手段
一部の企業は、プロセス、事業計画、フロー制御などのワークフロー図に代わるものを使用しています。プロセス（プロセスマップ）は、ワークフローおよびワークフロー図と非常によく似た概念です。ワークプロセスはワークフローよりも具体的であり、データ、ドキュメント、およびタスクの責任の転送よりも入力と出力に重点を置いています。事業計画では、現在のワークフローを改善するのではなく、長期目標に重点を置いています。フロー制御に興味を持っているマネージャは、特に在庫管理を改善しようとしています。
