多くの人が受付係と秘書が同じ仕事、同じ責任を持ち、2つの役職は交換可能であると考えています。人々がこの仮定を保持する理由は、秘書と受付係の両方が電話に出て事務処理を行うことが多いためです。秘書と受付係の役割と要件が異なるため、2つの仕事はまったく異なります。
秘書
秘書の職務は秘書の種類や組織の規模によって異なります。ビジネスの動向は技術の進歩とともに変化しました。過去には、各マネージャにはそれぞれ秘書がいました。電子メールと自動ボイスメールのために、秘書は複数のマネージャのために働くことができます。小さな会社では、すべての管理者に1人の秘書がいるかもしれません。彼女はすべてのメールを処理し、予定をスケジュールし、消耗品を注文し、電話に答えます。幹事が1人か2人の管理者だけに勤務する場合、彼女には管理者と同様の追加の任務が与えられることがよくあります。たとえば、人事長官は参照をチェックできます。秘書は通常、少なくとも高校の卒業証書を持っている必要があり、多くのオフィスは、リベラルアーツの学位、秘書のトレーニング、または行政支援学校からの学位または資格を持っている人を雇うことを好む。州立大学によると、幹事はタイピングのスピードが速いこと、コンピューターとコミュニケーションの知識、そして人々のスキルも必要です。
受付係
受付係は、ビジネスの玄関に入ったときに最初に目にする人です。受付係は訪問者に挨拶し、電話に答え、手紙や書類を書き、そして仕事場の間はレセプションエリアを清潔に保ちます。受付係はまた、出入りの訪問者へのサインイン、メールのソート、従業員の出席記録と校正通知、レポート、Eメールの管理を行うことができます。高校の卒業証書が通常好まれます。しかし、あなたが頭が良くて、フレンドリーな態度と外見を持っているならば、雇用主はしばしば正式な教育よりそれらの資質を評価します。州立大学によると、いくつかの会社は受付係に実地訓練を提供します。
職責の違い
受付係の責任の一部は、会社の訪問者を迎えることです。秘書は通常、訪問者への挨拶を担当しません。秘書が訪問者を迎えるかもしれませんが、秘書が働いている特定の管理者の1人を訪問している場合だけです。秘書は、特に1人以上のマネージャのために働きます。受付係は会社全体を代表し、誰の下でも特に働きません。秘書には、予約の予約、物資の注文、旅行の手配、および小額の現金の取り扱いなどの追加の責任があります。法律、財務、マーケティングなど、自分のタイプに応じて追加の責任を負うこともできます。州立大学によると、受付係の責任は一般的です - 挨拶、電話に出る、郵便物を分類する、その他の小さな責任です。
その他の違い
受付係の机はよく会社の最も目に見える場所にあります。彼女は、会社に入ったときに最初に会った人です。秘書の事務所または地域は、多くの場合、彼女が勤めている管理職の近くにあります。また、秘書は通常、少なくとも高校の卒業証書、さらには大学の認定または学位を取得する必要があります。受付には、高校の卒業証書が好ましいですが、必ずしも必須ではありません。労働統計局によると、2009年現在、受付係およびインフォメーション係の年間平均給与は26,010ドル、下位幹部および平均幹部の平均年間給与は44,010ドルでした。
