従業員を検索し、3人の異なる人に尋ねた後に、彼が休暇中または昼休みであることを最終的に発見した場合は、ワークサインインシートが貴重な時間節約になる可能性があります。ワークサインインシートは、従業員の出入りを監視するのに役立ちます。また、給与計算のために従業員の時間を追跡するための非公式な方法もあります。さらに、ワークサインインシートを使用して、従業員が現在取り組んでいるプロジェクトを特定できます。
ワークサインインシートの目的を決定します。ワークサインインシートの正確性、完全性、および保管を維持するための人事担当者を指名します。サインインシートの中には、給与計算で賃金を計算するための計時を目的としたものがあるため、他の雇用記録と同じように公式記録としてこれらを管理することが不可欠です。他のサインインシートは、どの従業員が勤務中で、敷地内にいるのか、また、だれが不在または休暇中なのかを示すのに役立ちます。正式な勤怠記録に加えてサインインシートを使用する場合、サインインシートを会社の正式な給与および雇用記録の一部として保存することは重要ではありません。
従業員の国勢調査を取得し、ランクまたは役職、部署および役職で従業員をソートします。サインインしている従業員を追跡することによって達成しようとしていることに基づいて、あなたはリストから高レベルの管理職と役員を削除することを望むかもしれません。リストが出席を目的としている場合、または特定の従業員がいつオフィスに出入りするのかを判断するためのものである場合は、すべての従業員の名前をそのまま使用してください。仕事の任務を委任することを目的としている場合は、従業員が管理職と役員の仕事の任務に専念するかどうかを決定し、それに応じてリストを修正します。
シフトまたは勤務スケジュールで従業員をソートします。たとえば、会社が24時間営業の場合は、3つの別々のリストまたはサインインシートを作成します。従業員の名前は、日中、夕方、深夜のシフトで並べ替える必要があります。
スプレッドシートの縦軸に、まず部署別、次にアルファベット順に従業員の名前をリストします。たとえば、縦軸の左端に、「人事」と部署名の下にある人事部の従業員の名前をリストします。
スプレッドシートの水平軸に沿って列に見出しを入力します。縦軸に部門名を含めない場合は、従業員が所属する部門をリストするために各従業員の名前の右側に列を作成します。「従業員ID番号」などの列見出しと「毎日の時間を追跡するには、 "Time in"と "Time out"を入力し、続けて "Time in"と "Time out"の2つの同じ列にランチタイムを記録します。メモや、プロジェクトや作業の割り当てなどの追加情報については、スプレッドシートの右端にある別の列を検討してください。
ワークサインインシートを従業員の入り口の目立つ場所に掲示し、毎日または必要に応じて交換します。
警告
従業員識別番号が社会保障番号と同じ場合は、従業員情報の機密性を守り、スプレッドシートにこの列を含めないでください。他の形式の従業員識別番号を含めるには、自分の判断で自分の判断を使用してください。
