変更管理プロジェクト計画を作成する方法

変更管理は、ビジネス関連の移行中に組織のメンバーが直面する変更に焦点を当てます。変更管理を円滑に完了するためには、潜在的な懸念や予想される問題を軽減するためのツール、プロセス、および計画を整備する必要があります。変更管理プロジェクト計画は不可欠です。従業員の新しい役割への移行を支援する計画がないと、従業員は混乱して準備ができていないと感じ、ビジネス全体が影響を受ける可能性があります。

変更管理チームを任命する。これには、組織のメンバーや変更管理のプロセスに精通している外部のコンサルタントが含まれる場合があります。このチームには、少なくとも、組織のあらゆる分野に精通した人と、変更管理の専門家を含める必要があります。このチームは、組織に対する意図された変更を説明し、移行中に発生する問題を軽減し、変更が完了したときに移行の成功を判断する準備をする必要があります。

現在の組織構造から計画された組織構造に移動するために会社が定義した計画を分析します。必要なステップ数を決めます。多くの場合、企業はある組織構造から別の組織構造に直接移動することはできません。計画は段階的に実施されなければならない。

たとえば、会社は、地域ごとに分けられた組織から部署ごとに分けられた組織への移行を望んでいます。現時点では、各地方事務所が独自のマーケティング、販売、製造を管理しています。同社の目標は、マーケティング、販売、製造の3つの完全に統合された部門に会社を分割することです。会社はマーケティングを統合し、次に販売と製造を統合することから始めます。この段階的な移行は、3つの部門すべてを一度に移行するよりもリスクが少なく、また圧倒的でもありません。

包括的なコミュニケーション計画を立てる。全従業員に今後の変更を通知する方法を決定します。適切なコミュニケーションがないと、従業員は変化に気付かず、必要に応じて適切に移行できない可能性があります。

変更管理プロセス中に発生する主な変更のタイムラインを作成します。これは詳細でなければならず、大小の詳細を含んでいる必要があります。タイムラインには、次のような項目を含める必要があります。

意図した変更を組織に伝達する
マーケティングチームのメンバーと面談して、彼らの責任がどのように変わるのかを説明します。
マーケティング担当者用の新しいオフィスレイアウトを設計およびインストールする
マーケティング担当者を新しい職場に移行する（3日間）
質問を解決するためにマーケティング担当者と面談
毎週の電話会議を開催して、発生する懸念について話し合います。

変更プロセス中に発生する可能性がある懸念と問題をリストします。これには、従業員の不満、従業員の混乱、日常業務の停止が含まれます。潜在的な後退ごとに緊急時対応計画を作成します。

すべての変更管理情報をレポートにまとめて、会社の上級管理チームに提示します。管理チームからの質問や提案された変更に備えます。あなたの提案を守る用意をし、あなたのすべての変更管理計画が上級管理職によって受け入れられないかもしれないという事実を受け入れる。変更が必要な場合は、すべての改訂を組み込むように変更管理プロジェクト計画を編集してください。

上級管理職の承認を得た後、変更が正式に実施される前に、組織内の各ローカル管理チームと今後の変更について話し合う。部長に影響を与える変更の報告を各部長に提示して、変更をチームに説明できるようにします。見落とされている可能性のある懸念を報告し、変更管理計画を必要に応じて調整または変更できるように、各マネージャに報告してください。