組織にとってのベストプラクティスは、しばしばポリシーと手順と呼ばれます。ポリシーは、決定のための最も重要な、包括的な基盤です。手順は何かをする方法を説明します。たとえば、顧客を尊重して扱うことがポリシーとなります。対応する手順は、顧客の氏名を使用して顧客に挨拶することです。新旧の従業員にとって、ポリシーと手順はオンラインで行われることが多く、最新の状態に保ちやすくなります。
方針と手順の維持に責任がある仕事の役割を特定してください。多くの場合、この責任は品質アナリストまたはビジネスアナリストの責務です。
現在のポリシーまたは手順で変更を確認してください。どちらかを変更する必要がある場合は、簡潔な表現を使用してください。それに応じてポリシー/手順のタイトルとキーポイントを変更します。方針と手順の両方が事実であることを確認してください。
説明されているとおりに手順を実行するか、手順を実行するために別の従業員に渡します。手順に足りない手順や仮定がある場合は、それらの手順を追加し、仮定を明確にして手順をもう一度実行します。
2か月に1回、ポリシーと手順を監査します。頻繁に使用され、それほど頻繁に使用されない手順を選択してください。
影響を受けるグループにポリシー/手順の変更を通知します。
ヒント
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可能であれば、スクリーンショットを使用して、操作がどのように実行されるかを示すための段階的な図を示します。ポリシー/手順が更新されたら、改訂日を含めます。改訂日により、全員に変更が通知され、最新のバージョンになります。
警告
頭字語や専門用語を完全に説明せずに使用しないでください。ポリシーと手順を正確に確認してください。
