多くの企業は、日常の会計タスクの自動化、統制の確立、および財務報告の作成を支援するために会計ソフトウェアを利用しています。複数の会計ソフトウェアパッケージが市場に出回っている場合、大企業であろうと単独の所有者であろうと、ビジネスのニーズの大部分を満たすことができるものが通常あります。会計ソフトウェアは時間を節約し、データを保護するのに役立ちますが、会計ソフトウェアを使用することにはいくつかの欠点があります。
データまたはサービスの損失
企業が会計ソフトウェアに依存している場合、停電やコンピュータの停止によりサービスが停止すると、作業が中断する可能性があります。作業の中断は、新しい情報の入力を妨げたり、保存されている情報へのアクセスを妨げたりする可能性があります。さらに、情報が適切にバックアップされていないと、コンピュータの機能停止により財務データが失われる可能性があります。
誤った情報
会計システムの情報は、システムに入力された情報と同じくらい有効です。ほとんどの会計システムではデータの手動入力が必要なため、すべての入力データを確認しないと財務結果が正しくない可能性があります。最終報告書や会計システムの出力だけを見直す傾向がある場合、誤った情報を見つけるのは難しいかもしれません。
システム構成
すべてのビジネスには固有の側面があり、一般会計ソフトウェアパッケージをそのニーズに合わせて調整しようとすると問題が発生する可能性があります。カスタマイズは多くのプログラムで利用できますが、正しく行われないとダウンタイムや潜在的な不正確さを引き起こす可能性があります。また、ビジネスが成長するにつれて、会計ソフトウェアパッケージを変更する必要があるかもしれません。情報を移行しなければならず、人員に新しいトレーニングが必要になるため、これは大きな混乱を引き起こす可能性があります。
コスト
会計ソフトウェアの短所は、コストがかかることです。ソフトウェアを購入するための初期費用を超えると、メンテナンス、カスタマイズ、トレーニング、およびコンピュータハードウェアのコストがかかります。時間の節約がコストを正当化するかもしれない間、会計ソフトウェア投資がそれ自身を支払う前にそれが何年もかかるかもしれないビジネスのために。
詐欺
適切な管理策とセキュリティ対策が整っていない場合、電子的に保存された情報を操作したりアクセスしたりすることができます。許可された担当者だけが会計ソフトウェアを使用し、レポートにアクセスできるようにするためには、厳格な管理が必要です。財務データは機密で機密になる可能性があるため、会計ソフトウェアを使用すると不正の可能性があります。
