複数の変化するタスクを整理して追跡する方法

タスクは作業単位です。タスクの範囲は、最小限の労力を必要とするものから、その完了のために多数のサブタスクを必要とするかなりの労力を必要とするものまで、さまざまです。タスクは通常、特定の期間限定の目標と目的に関連しています。そのため、タスクを整理して追跡することは、目標と目的を達成するために重要です。紙やコンピュータプログラムに仕事を委ねることで、あなたは自分の日、そして最終的にはあなたの短期的および長期的な目標と目的をコントロールすることができます。

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やることリスト
カレンダー

タスクリストを調べて、測定された優先順位に基づいて各項目に数値を入力します。これはあなたの行動をあなたにその日の間に最も影響を与えるための最良の機会を与えるような方法で命令します。自分の目標と目的に対する各タスクの重要性を決定して、タスクに優先順位を付けます。いくつかのタスクは緊急の自然な感覚を持ってくるでしょうし、他のものはあなたが彼らが全く本当の重要性を持っているかどうかを評価するためにあなたを休ませるかもしれません。

各タスクを実行するために必要な時間を見積もります。各タスクを実行するための最小および最大時間割り当てを設定する時間範囲を置きます。タスクを完了するのに必要な時間は、その日のタスクの優先順位に影響を与える可能性があります。たとえば、完了するのに5分かかる単純な雑用は、完了するのに3〜5時間を必要とする比較的重要度の高いタスクよりも優先される場合があります。完了するのにより長い期間を必要とするタスクは当然より長い期間にわたって予定表にされなければならないでしょう。

各タスクに期限を設定します。期限はあなたの注意を集中し、あなたのコンプライアンスを奨励します。一部のタスクでは、クライアントや外部の機関によって確立されたものなど、外部の関係者によって期限が設定されます。他のタスクでは期限を設定する必要があります。これは、タスクを完了するのに必要な時間量、およびタスクを完了するのに他人の労力が必要かどうかなどの要因によって形作られます。また、タスクの割り当てを委任するときには、自分のタスクの期限よりわずかに早い期限でリクエストを配信するのに役立ちます。

タスクをスケジュールします。これには、カレンダー上でタスクとアクティビティをどのように配置するかを決めることが含まれます。タスクをスケジュールするときは、タスク間の自然な関係を考慮してください。たとえば、1つの設定時間に異なるプロジェクトの請求書を完成させるなど、同様のタスクをまとめてまとめることで最も効率的になります。また、タスクをスケジュールするときに日中のあなたの個人的なエネルギーのピークを考慮してください。朝の時間帯にあなたの精神力がピークに達したら、その間に最適な精神的注意を必要とするタスクをスケジュールしてください。あなたのエネルギーが午後3時までに落ち込んだ場合、これは単純な雑用を予定するのに最適な時期かもしれません。

柔軟です。自分の緊急度リストに時間と注意が必要な人からの電話だけを受けるために、自分の時間を最も効率的に使用するように、優先順位を付け、期限を設定し、タスクをスケジュールすることができます。これがあなたの努力を邪魔させてはいけません。時間管理のテクニックには、毎日のスケジュールにフレックスタイムを考慮に入れることが含まれています。また、実行可能なオプションであれば、高レベルの集中を必要とするタスクについては「中断のない時間」として一定の期間を設定してください。

進捗状況を追跡して印を付けます。アクティビティを順序付けるタスクリストの視覚的なフローチャートまたはグラフを作成します。一連のサブタスクを含む主要タスクのための個々の活動フローチャートを作成しなさい。タスクとサブタスクを完了したら、リストから外します。毎日の終わりと毎週の終わりに、進捗状況を確認し、新しい日と新しい週の新しいリストとチャートを使用してタスクを再編成します。