補助金管理者は、補助金の提案を監督し、補助金資金を監視し、すべての補助金活動が契約に準拠していることを確認する責任があります。管理者は、すべての期限と測定可能な結果に精通し、連絡文書を作成し、レポートを作成し、補助金のすべての条件が満たされていることを証明するために記録を保存する必要があります。データ収集、データ入力および分析はプロセスの一部です。助成金管理は、細部と技術的専門知識に慎重な注意を払う必要がある専門的活動です。
整理する
助成金の提案、すべての付随資料、およびそれに関連する報奨を集めて整理します。たとえば、各測定可能な結果のファイルとともに、補助金セクションを編成の出発点として使用します。参照した結果に基づいて収集されたすべてのデータをファイルするので、月ごとまたは年末のレポートを作成する時期になったときに、その情報をすぐに利用できます。交付金の適切な管理には多くの事務処理が含まれており、これを慎重に整理する必要があります。
契約で指定されている方法と期間で、必要なフォームを識別して送信します。プロセスの早い段階でチェックリストとスケジュールを作成することは、コンプライアンスの確保に役立ちます。
助成金の条件を満たすために必要なデータ収集システムを決定し、実行する。助成金に明記されているそれぞれの測定可能な結果は文書で証明されなければなりません。たとえば、50人の学生の入学を約束した場合は、登録フォームとサインインシートを書面で用意する必要があります。
予算の監視：購買と支出が予算の明細に従って確実に行われるように支出を追跡し、購買と予算の制限に関してスタッフがどこにいるかがわかるように支出について定期的にレポートを発行します。
補助金の期間が進み、変更の必要性が明らかになったときに、契約条件によって許可された補助金の変更に対する承認を取得します。交付条件の変更は、組織の最高経営責任者によって承認されなければなりません。
目標への進捗と約束された結果を監視し、これらが満たされていない場合は変更を提案します。たとえば、出席の目標が達成されていない場合は、採用担当のスタッフに是正措置を講じることができるように警告する必要があります。
ヒント
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管理者の給与を予算の明細として補助金に記入します。管理者が複数の許可を処理している場合は、各許可を管理するのに必要な時間の割合としてそれらを書き込みます。
警告
既存のスタッフがかなりの助成金を管理する時間を見つけることを期待していることを間違えないでください。 10万ドル以上の助成金には、コンプライアンスを保証するために膨大な時間と専門知識が必要です。将来的に資金を確保したい場合は、コンプライアンスが必要です。
