議事録は、議論されたすべての重要な情報と、ビジネス会議中に行われた決定の記録です。通常、指名された議事録作成者が会議を紙またはラップトップに記録します。会議の議事録は、会議で述べられた重要なことは何も忘れられていないことを保証し、参加者が言ったことについての将来の意見の相違を防ぐ。会議の議事録は、会議に参加できなかった人にも役立ちます。会議の議事録のガイドラインに従って、すべてを正しく記録してください。
会議が始まる前に、出席者全員の名前、会議の目的、会議の議題など、主催者から情報を収集します。これはあなたが議論に沿って従うのを助けます。あなたが会議の主要な参加者でない場合は、議事録作成に集中することができます。自信がない場合は、ホストとの役割を確認してください。
会議が始まるとすぐに注意深く聞きなさい。携帯電話のような気を散らすものは避けてください。ラップトップを持ってきた場合は、Eメールをチェックしたり、インターネットを閲覧したりしないでください。手元の議論に集中してください。
要点だけを記録する。すべての詳細を書き留めることは不可能であり、不要です。会議の目的を考慮して、何が重要かを決定します。発言された意見や提案、意見が一致しなかった問題、決定に至ったことを記録します。
可能ならば言い換えなさい。文を逐語的に書くことは必要ではなく、時間がかかり過ぎます。言い換えは、参加者が話し合っていることを理解したことを示しています。
紙と紙を混同しないように、ペンと紙で書く場合は、ページに番号を付けます。
必要に応じて質問してください。誰かが言ったことを確認する必要がある場合は、会議を一時停止または保留にすることを恐れないでください。
あなたが会議中に立ち上げるには複雑すぎる問題を明確にする必要があるならば、情報があなたの心にまだ新鮮である間、会議の直後に質問をしなさい。
できるだけ客観的に書く。議事録作成者としてのあなたの役割は、あなたの意見を提供したり議論を検閲することではなく、むしろ言われたことを公平に要約することです。
後で見直すときは、スペル、句読点、明瞭さについてメモを確認してください。議事録を必要な人々に配布する前に、適切なコピーを入力してください。
