緊急通知には、会社の業務にプラスまたはマイナスの影響を与える可能性がある場合に事業部門が従う計画および手順が含まれています。その手紙は、火災やデータの損失、あるいは大量注文などの予期せぬ幸運への対応方法を説明するものです。事業全体の総合的な緊急時対応計画は多数の部署を網羅することができますが、緊急時対応レターは個々の部署が遭遇する可能性がある問題に焦点を当て、それらの問題を回避するための計画を概説します。
プロセスとタスク
各部門のスーパーバイザーは、自らが取り扱うビジネスプロセスと監督する業務を詳細に説明した緊急連絡書を作成する必要があります。このレターには、部門が行うことすべて、連絡先のすべての人、提供する成果物、および成果物を提示する時期をすべて含める必要があります。たとえば、経理部門の非常事態通知には、経理部門が売掛金を記録するために営業部門とやり取りする方法、買掛部門を追跡するために購買部門と通信する方法、および月次の損益計算書および四半期ごとの納品方法を示す必要があります。税金還付。
失敗ポイント
緊急連絡文書には、各プロセスの失敗箇所を含める必要があります。これらは、プロセスまたはタスクの完了を妨げる可能性があるイベントです。障害点は、自然災害から壊滅的なデータ損失、同僚間の単純なコミュニケーションミスまでさまざまです。経理部門の失敗のポイントを概説する非常事態通知には、1週間分の売上請求書の省略、または重要な財務諸表を一掃するハードドライブのクラッシュが含まれる場合があります。
確率と影響
緊急時対応レターの次の部分では、障害点が発生する可能性がある可能性と、そのような障害点が操作に与える影響について詳しく説明しています。この書簡は、いくつかの障害点がどのように高い確率を持っているが最小限の脅威を表しているかを示すことができ、他の障害点は非常にありそうもないが壊滅的な結果をもたらす。経理部門の自動記録管理システムに関する緊急通知は、会社の記録を最新の状態に保つことに失敗する可能性が低いことを示す可能性がありますが、このシステムの失敗が部門の業務に深刻な影響を及ぼす可能性があることも示します。
緊急時対応計画
緊急時対応レターには、障害点が発生した場合に部門が実行する手順を概説したアクションプランが含まれているため、部門は必要なタスクを実行しながら障害点を回避できます。臨時報告書に概説されている行動は、タスクを完了するための最も効率的または便利な方法ではないかもしれませんが、彼らは仕事を終わらせます。会計部門の緊急報告書の行動計画には、クラッシュしたハードドライブからデータが失われた場合に、紙の帳簿帳簿と電卓を使用する手順を含めることができます。
