企業には、収益サイクルと支出サイクルという2つの大きなビジネスサイクルがあります。フルサイクル買掛金は、より大きな購買および支出サイクルの一部です。それはから成っています 注文が出され、製品またはサービスが受け取られた後に購入を完了するために必要な全範囲の必要な会計活動。 買掛金の全サイクルには、伝票の照合、請求書の承認、小切手の発行、および支払いの記録が含まれます。
ヒント
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フルサイクル買掛金は、請求書の受領、確認、支払いの全プロセス、または全プロセスに対する責任を伴う職位のいずれかを指します。
買掛金サイクル
買掛金処理には、購買発注、受領報告書、および仕入先請求書という3つの主要文書が関係しています。
- 会社が購入を行う準備ができたら、購買部門は 注文書 ベンダーへ。この文書では、要求された商品、価格、数量について詳しく説明しています。購買発注により、仕入先は商品を送信します。
- 会社が商品を受け取ると、受け取り部門は 報告を受ける 。このレポートは出荷に含まれる正確な商品を文書化します。出荷品に破損した品目が含まれている場合、従業員はそれをレポートに記録します。
- 仕入先が 仕入先請求書 提供された商品またはサービスの支払いを要求する。この伝票は買掛金勘定に送信され、支払プロセスを開始します。
買掛金支払手続き
よく運営されているアカウント会社が設立 慎重に定義された手順 買掛金プロセスをガイドして、エラーを防ぎ、エラーが発生したときにそれらを検出します。同じ手順で、意図的な改ざんを防止および検出し、不一致が検出されない場合に後で使用するための監査証跡を提供することもできます。これらの手順は企業や部門によって異なりますが、一般的には次のようなパターンに従います。
- 仕入先請求書を受け取った後、買掛金チームは 三方マッチ 購買発注の情報を受領レポートおよび仕入先請求書の情報と比較して、情報の整合性を確保します。
- 買掛金が仕入先請求書の商品が会社によって注文され、受領されたことを確認できる場合は、 請求書が承認されました 支払い処理用。これはバウチャー、署名または切手を通して行われます。
- 食い違いがある場合 - たとえば、受け取った数量が注文した数量や請求書と一致しない場合、または商品が注文どおりでない場合、売掛金は次の方法で問題の原因を突き止めようとします。 必要に応じてフォローアップ 受注部門、仕入先、または発注を行ったエンドユーザー。
- 大企業では、実際の支払いは財務部門によって処理されます。しかしながら、 買掛金は支払いの発行に責任があります。 ほとんどの中小企業で。請求書の請求が行われた後、買掛金勘定は請求された文書を小切手とともに会社の小切手署名者に送ります。
- 小切手の署名者が承認して署名した後、買掛金は小切手に郵送され、 請求書に支払い済みのマークを付ける 会計システムで。
フルサイクル買掛金の役割
買掛金の職務明細書には、「フルサイクル」とも呼ばれることがよくあります。これは買掛金従業員が 支払いプロセスのあらゆる部分を担当1つ以上の特定の分野に特化するのとは対照的に。潜在的な責任には、3者間の照合、正確性のための経費報告書の確認、支払い割引の適用、およびベンダーへの支払いの発行などがあります。
これらの役職が宣伝されると、人事部または採用責任者は通常、申請者の全プロセスに対する精通度を正確に評価し、弱点や未経験分野を特定するための買掛金面接質問を作成しようとします。
