ボイスメールを離れるときは、自分をプロとして表現することが重要です。真剣に受け止めたい場合は、メッセージを正しく残す方法、発言する方法、およびメッセージを終了する方法を知っておく必要があります。
ボイスメールを残す方法
あなたはコールバックを要求するメッセージを残している可能性が高いので、あなたが電話で自分自身を提示する方法は相手がコールバックする機会に影響を与えます。電話をかける前に、自分が何を言おうとしているのかを必ず知っておいてください。あなたの名前とあなたの会社の名前、あるいはあなたが電話をかけてきた会社を言うことから始めましょう。受信者が番号を書き留めるのに十分な時間があるようにあなたの電話番号を二度言うようにしてください。
あなたがユニークな名前を持っているなら、あなたが最初にあなたの電話番号を与えるときにそれを綴ってください。緊張していても、情報を書き留めているかのようにゆっくり話しましょう。速く話すことはあなたが連絡しようとしている人を混乱させるかもしれません。ボイスメールの長さは30秒から45秒以内です。あなたの電話のポイントに直行しなさい。
あなたが電話メッセージを終える時にプロ意識を実践する
電話のメッセージにたどり着くのは良いことですが、名前、電話番号を言って相手に電話をかけるように言うことは絶対に避けたいです。もっと情報が必要です。あなたが呼んでいる理由を簡単に説明しなければなりません。あなたがあなたの情報を去った後、あなたはその人にあなたが何時まで利用可能になるかを告げることができますが彼に彼が都合の良いときに電話をかけることができることも知らせます。
メッセージの最後に自分の番号を残して、電話をかけますが、明日またやり直すことを述べてください。やり直す以上の献身的な行動はありません。
いつもありがとうというような感謝で終わります。通話を終了させるもう1つの方法は、通話中であることを知っていることを知らせることですが、電話をかけ直すことをお勧めします。どちらの方法でボイスメールを終了することを選択したとしても、あなたがそれを言うようにあなたが笑顔をするようにしてください。顔をしかめているのは、口の笑顔とは違う音です。誰かが幸せでもう一方のラインで笑っているかどうかを人々は感じることができるので、コールバックの可能性を高めたい場合は笑ってください。
ボイスメールグリーティングを終了する方法
オフィスで閉じられたボイスメールメッセージ用のボイスメールグリーティングを設定しているときは、「あなたの電話は私にとって重要です」などの過剰に再生されるフレーズは避けてください。あなたが彼らの電話を逃したことを謝罪してあなたの挨拶を始めてください、そして、訪問者がコールバックと彼らが知ることが重要である何か他のものを期待できるときに推定された時間枠を与えてください。あなたのあいさつを短くそして要点に保ちなさい、そうあなたの発信者はメッセージを残す可能性が高い。平均的なあいさつはおよそ25秒であるはずです。
ボイスメールのあいさつの例は、次のようになります。「こんにちは、あなたは（会社名）に到達しました。申し訳ありません。電話に間に合わなかったことをお詫び申し上げます。 24時間。ありがとう」
