ハードコピーのビジネスレターを送信する場合は、標準の伝統的な形式を使用するのが最も安全です。パーデュー大学は、あなたがあなた自身の名前と住所から始めることを提案します - それがレターヘッドにない限り - そしてそれからその下の日付。その下に、受取人の名前と住所、そして挨拶文を書いてください。たくさんの手紙を送る場合は、コンピュータにテンプレートを設定することで時間を節約できます。
事実を確認する
基本的な事実が間違っていても、顧客を獲得したり、人々に影響を与えたりすることはありません。 Emily Post Instituteは、あなたが手紙を郵送する前に、あなたが受取人の名前と住所、そして彼女の仕事の正確な名前を確かめなければならないと言います。受信者の名前がPatやSamのように性別に中立である場合は、可能であれば、自分が男性か女性かを書いているかどうかを調べます。あなたが手紙を書くとき、あなたがあなたがすべてを正しくつづっていることを確認するための校正。
見知らぬ人に書く
潜在的な顧客など、よく知らない人に手紙を書いている場合は、必要に応じて氏、氏または博士を使用して物事を正式に保管してください。性別がわからない場合は、 "Dear Pat Smith"で安全にプレーしてください。あなたが持っているのがセールスディレクターのようなタイトルだけであれば、 "Dear Sales Director"は受け入れられます。しかし、Inc。マガジンによれば、正しい名前を見つけることができれば、それが望ましいということです。もしあなたがあなたが出会った人なら、 "Dear Pat"が受け入れられるかもしれません - それはあなたがしなければならない判断の電話です。
簡潔にしてください
ビジネスレターを書くときは、簡潔にしてください。あなたが何らかの関係がある場合 - 同僚のある商工会議所で会ったときに彼女に勧めた - あなたはそれを思いついてほしいと思うかもしれない、とXeroxはそのウェブサイトに記している。それから受取人のためにそれにあるものであるべきである手紙のポイントに着いてください。たとえば、それがセールスレターの場合は、あなたから購入することの利点を引き出す必要があります。電子メールの爆発のようにそれに近づかないでください、しかし - たとえあなたが1ダースの同じような手紙を送り出しているとしても、できるだけそれを個性的にしなさい。
慎重に言葉を選ぶ
あなたの会社の誰かに手紙を書いているならば、あなたの挨拶の選択はあなたが彼女に会ったかどうかだけでなくそれがあなたの上司、最高経営責任者またはあなたの部下の一員かどうかに依存するかもしれません。公共の世界コンサルタント会社は、あなたがあなたのキャリアを傷つけるために何も戻ってこないように注意深くあなたの言葉を選ぶべきであると言います。問題について話し合っているときや警告の手紙を送っているときでも、穏やかで丁寧な口調を守ってください - あなたが怒っているときは書いてはいけません。あなたが言うことは何でも秘密にされないであろうと仮定しなさい。
