データベースプログラムとして、Microsoft Accessはビジネスの世界で多くのアプリケーションを持っています。管理者はAccessを使用して従業員のデータベースを作成し、給与情報、人口統計データ、予算数を一目で確認できます。経理担当者は、Accessデータベースを使用して請求書を追跡し、売掛金を確認し、会社の財務を追跡することもよくあります。基礎となる情報がAccessテーブルに入力されると、会計士は必要な情報を見つけやすくするカスタムクエリとフォームを作成できます。
会計データベースに含めるフィールドのリストを書き留めます。必要に応じて、これらのフィールドには、未払い額、クライアント名、期日、条件、および自由形式のテキスト入力用のメモフィールドを含めることができます。
Microsoft Accessを開き、テーブルセクションに移動します。デザインビューで新しいテーブルを作成するためのオプションを選択します。これによりグリッドが開き、各フィールドの名前とそのフィールドの内容の説明を入力できます。
データベースの各フィールドのデータ型の横にあるドロップダウンボックスをクリックします。必要に応じて、フィールドを通貨、数値、およびテキストとしてフォーマットできます。期日などのために日付および時刻フィールドを使用することもできます。
データベース内のフィールドのリストを確認して、必要になると思われるものを追加します。最初から戻って、すでに数百または数千のレコードを含むデータベースにフィールドを追加するよりも、必要なフィールドをすべて最初から作成する方が簡単です。
「保存」ボタンをクリックしてテーブルを保存してください。テーブルの名前を入力してOKをクリックします。
アクセスウィンドウのフォームセクションに移動して、フォームウィザードのオプションを選択します。フォームウィザードを使用して、テーブル内のフィールドに基づいて簡単なデータ入力フォームを作成します。その後、そのデータ入力フォームを使用してテーブルに情報を追加できます。データ入力フォームに入力すると、情報は自動的に基になるAccessテーブルに転送されます。
クエリセクションに移動して、会計データベースをより便利にするクエリの作成を始めます。クエリウィザードを使用して最初のクエリを作成して保存し、クエリを右クリックしてデザインビューを選択して変更を加えるか、条件を設定します。たとえば、期限クエリを作成し、「開始日の入力と終了日の入力の間」と入力します。これにより、クエリの実行時に開始日と終了日を入力するようにユーザーに求めます。この種のクエリは、期限切れの請求書の確認や売掛金の追跡に非常に役立ちます。
