すべての組織は、レコードが生成されてからシステムから削除されるまで、適切なレコード管理を必要とします。存在しない、または計画が不十分なファイリングシステムでは、レコードのファイリングおよび検索が困難になるか、情報の流れを管理する効率が低下します。彼らはまた、記録の紛失や記録の乱れによる法的問題を引き起こす可能性があります。適切に設計されたファイリングシステムは、アルファベット、英数字、または数字でコード化されたラベルを採用し、効率的な記録管理を生み出し、より専門的に運営される組織を生み出します。
数値ファイリングシステムの説明
数値ファイリングシステムは、情報を含む各ファイルまたはレコードに番号を割り当てます。番号付けはレコード自体から（すなわち、発注番号）、レコードの生成順にファイルに番号を付ける（1から1,000まで）、セクションの下に番号が付けられているファイル（100、200、300など）を使用して番号付けできます。は、特定の主題の小見出しに属しているか、小数を使用しています（デューイ十進法と同様）。数値ファイリングシステムには、レコードの検索に役立つファイルインデックスが含まれることがよくあります。
組織および維持管理
数値コーディングにより、適切な順序付けを維持しながら、レコードのセクション全体をシフトできます。レコードは、右から左へ、上から下へと連続してファイルされます。数値ファイルは、小さいものから大きいものへと連続した昇順で整理されています。二重数字ファイルには、ダッシュ、コンマ、またはスペースで区切られた2つ以上の番号セットがあり、最初のセットとそれに続く番号が続きます。時系列数値システムは、年、月、日ごとにファイルに索引を付けます。終端数字システムでは、ファイルを棚の上でグループ化し、ファイルを主要なファイリングエレメントとして最後の番号（2〜4桁）で整理し、最後の番号、中間番号、そして最初の番号の順にレコードをファイルすることができます。棚スペース要件は、棚ごとまたは棚ユニットごとに10秒、100秒、1000秒のレコードという数値セクションでレコードをグループ化することで簡単に決定できます。さらに、レコードの編成はファイルの索引付けによってさらに強化されています。
正確さ
大量のファイルシステム（頻繁に取り出され再ファイルされるファイル）とカラーコードのラベルを組み合わせることで、ファイルの取り出しと再棚付けがより迅速になり、番号が順番に並ぶ場所での混乱がなくなります。たとえば、端末番号システムでは、最後の番号は1色でコーディングされ、中央の番号は別の色になり、最初の番号はそれ自体の色になります。最初、中央、最後の数字が変わると、色も変わります。色はファイリングのスピードと効率を高める視覚的な手がかりとして機能します。
ファイリングスピード
カラーコーディングと組み合わされた数値ファイリングシステムは、ファイルを検索することがファイル番号を識別するためにインデックスを参照することを意味するときでさえ - レコードファイリングおよび検索速度を向上させる。個々の組織が異なる番号付けシステムを使用している組織の合併の場合には、数値コードを変更する必要はありません。小さい番号のファイル（6桁）は大きい番号のファイル（7桁）の左側にファイルされるため、ファイルルームへのファイルの追加は速くなります。
機密性
数値ファイリングシステムは、個人識別マーカーを排除することにより、医療記録、顧客記録、および従業員記録において特に重要である機密性を維持しながら、特定の記録を確実に識別します。数値ファイリングシステムは、HIPAAの規則に容易に準拠します。
