中小企業のオーナーとして、あなたは創造性と革新を促進する生産的な職場環境を作りたいです。古い家具と時代遅れのコンピュータが置かれた、小さくて混雑したスペースは、従業員の士気と全体的なパフォーマンスに影響を与える可能性があります。したがって、チームの意欲と意欲を引き出す最新のオフィスシステムを構築することが重要です。それをあなたのビジネスへの投資と考えてください。
ヒント
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オフィスシステムは、円滑な職場環境を保証する、相互に接続されたリソースのネットワークです。
オフィスシステムとは
オフィスシステムという用語は、人によって意味が異なります。一般的に、コンピューターや作業機器からその物理的なレイアウトや雰囲気まで、オフィスのさまざまなコンポーネントや要素を指します。また、従業員がやり取りする方法と全体的なオフィスカルチャについても説明します。
これらの要素がなければ、オフィスは単なる部屋または空きスペースです。この空間を視覚的に魅力的で生産的な環境に変え、それが彼らのビジョンや目標と一致するのは、人と機器です。事実、生産性は 20パーセント高い オフィススペースが適切に設計されている企業では_._従業員は、職場で安全で快適に過ごし、高品質の機器にアクセスして、最高のパフォーマンスを達成できるようにする必要があります。
物理的なワークスペースは、チームの生産性と仕事の満足度に直接影響します。従業員の幸福と職場での業績は密接に関係しています。幸せな従業員は、モチベーションを高め、組織の成長とその目標の達成を支援するために一生懸命働きます。これは、より幸せな顧客とより質の高いサービスをもたらします。
情報の流れを改善する
機能的なオフィスシステムにより、従業員は必要なときに必要な知識に確実にアクセスできます。したがって、情報の流れを促進するのに役立つ最新のコンピュータシステム、ソフトウェア、および機器を提供することが重要です。 SlackやAsanaなどのチームコラボレーションツール、VoIPシステム、オフィスソフトウェア、イーサネット、プロジェクト管理ソフトウェアへの投資を検討してください。
これらのリソースを使用すると、チームはデータにリアルタイムでアクセスでき、より効果的にコミュニケーションをとることができます。出張中またはリモートで仕事をしている従業員は、外出先でファイルを共有したり、Webを介して同僚とチャットしたり、すばやく情報を交換したりできます。プロジェクト管理ソフトウェアなどの一部のツールは、時間のかかるタスクを合理化し、コラボレーションを改善し、作業中のプロジェクトに関する貴重な洞察を得てレポートを生成することができます。
Office Managerの採用を検討する
事業主として、あなたはオフィスシステムの適切な機能を保証するために必要な時間や専門知識を持っていないかもしれません。新規顧客の獲得や事業の拡大など、ビジネスの中核的側面に焦点を当てることをお勧めします。この場合は、オフィスの管理職を雇うことを検討してください。彼はあなたのオフィスが円滑に運営されていることを確認し、そのレイアウトを組織し、会議をスケジュールし、そしてあなたのチームがどんな種類のソフトウェアと他の機器を必要とするかを決定します。
オフィスマネージャの機能は、業界と業種によって異なります。たとえば、法律事務所に勤務している人は、クリエイティブエージェンシーや研究会社で雇用されている人とは責任が異なります。一般に、オフィス管理者は以下の責任を負います。
- 管理タスクを完了する
- 従業員の監督
- イベント、会議、会議の開催
- ビジネスソフトウェア、事務用品、機器の購入
- オフィス予算の管理
- 安全衛生方針への従業員コンプライアンスの確保
- レポートを準備する
- エネルギー消費量の分析
- 在庫品の保管
- オフィスコンディションの維持
- 非効率性と改善分野の特定
- 競合の解決とタスクの割り当て
さらに、これらの専門家はあなたのチームにオフィステクノロジーと管理方法を説明し、トレーニングを提供しそして一般的なITタスクを実行することができます。給与計算や会計を扱う人もいます。彼らの主な役割はあなたのオフィスの円滑な機能を確実にすることです。
ポジティブなオフィスカルチャーを作る
高品質の設備への投資と安全衛生慣行の遵守に加えて、積極的なオフィス文化を築くことが重要です。あなたの従業員はあなたにとって最も価値のある資産なので、あなたは彼らが時間を過ごすことができる職場環境を提供する必要があります。会社の文化は、効果的なオフィスシステムの重要な要素です。
人々が興味を持ってやる気を起こさせると感じるような雰囲気を作り出すことに集中しましょう。彼らが言わなければならないことに耳を傾け、定期的に彼らのフィードバックを要求するために時間をかけてください。彼らは、運用コストの削減、より多くの顧客の誘致、または物事をより早くより早く行うための新しいアイデアや提案を思いつくかもしれません。彼らの意見を表明し、彼らがより効率的に仕事をするために必要なものをあなたに話すように彼らに勧めます。
無料のコーヒーの提供、人間工学に基づいたデスクへの切り替え、小さな成果を一緒に祝うなどの単純なことが、従業員の満足と生産性に大きく役立ちます。実際には、従業員のいる組織では 驚異的な202％高いパフォーマンス それらなしでそれらより。うまく設計されたオフィスシステムは、まさにあなたのビジネスを成長させ競争上の優位性を得るために必要なものかもしれません。
