会議で議事録を取るタスクを割り当てられていることは、感謝のいくタスクと見なされる人もいます。しかしながら、効果的な議事録作成の技術を習得することは、参加者が問題や議論を理解し、行動項目に合意するのに役立つだけでなく、意思決定において表に出ていない他の人々を助けることもできます。このライティングスキルを習得する方法を学ぶことの力と有効性を過小評価しないでください。
あなたが必要とするアイテム
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会議の議題
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参加者リスト
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ペンまたは鉛筆
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メモ帳またはノートパソコン
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音声録音装置（オプション）
会議の名前、場所、開催日時を記入して、会議の議事録を先頭に表示します。
出席している出席者と一緒に、出席している出席者を名前、役職、部署別にリストします。招待されたゲストの講演者または発表者の名前もリストします。
各議題項目のサブセクションを作成し、ディスカッションがそのトピックに関連するのでメモを取ります。キーディスカッションを書き留め、可能であれば、キーポイントに関連付けられた人の名前を示すようにしてください。
このトピックに関する議論の後、合意された次のステップまたはその議題項目に関して行われた決定を書き留めて、誰か、期限、責任者、または実施部門などを推奨する。これは議事録作成の最も重要な部分です。会議からのいかなる行動計画もこのセクションから導き出されるので、プロセス。
発生したが解決されていない問題またはディスカッションポイントについては、それらを詳細ページの「未解決の問題」という別のセクションに追加してください。会議の出席者は後でこれらを表示でき、会議の主催者はこれらの項目の解決方法を最も適切に処理する方法を決定できます。
議事録の最後に、次の会議の準備として出席者が知っておく必要があるその他の情報とともに、合意した次の会議の日付、時間、場所を書き留めます。
最後に、出席しているかいないかに関係なく、招待されたすべての出席者に議事録のコピーが届くようにします。会議後24〜48時間以内に議事録を試して配布することをお勧めします。そのようにして、何かが不正確であるか、誰かが誤って引用された場合、それは各出席者の心に新鮮なうちにそれを修正することができます。
ヒント
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会議に出席して重要な決定を下した人物を後で知ることが重要になる可能性があるので、出席している人の正確なリストを用意することが重要です。コンピュータに電子的に保存されている場合に議事録が見つかる場所の名前パス。
警告
速記をしても構いませんが、誰かが言った、感じた、または考えたことについての自分の言葉、コメント、意見を言い換えたり、黙ったりしないようにしてください。
