オフィスメモを書く方法

上司、同僚、部下に常に情報を提供することは、円滑な運営のために不可欠です。日々の情報の多くは直接、電子メール、または電話で交換されますが、時にはすでに行われた討議や行動（従業員の評価を含む）を記念してオフィスメモを書く必要があります。差し迫った変化に関して、みんな「頭を上げて」いる。ここにあなたの考えを集め、効果的なメモを書くためにあなたが知る必要があるものがあります。

書きたいメモの目的を明確にします。 1つの短い文にまとめてみてください。例：新入社員へのオリエンテーション。旅費請求を処理するための新しい手順ホリデーポットラック。この文はあなたのメモの一番上にある受取人のすぐ下の "件名"の行を構成します。

メモを書き込もうとしている個人を特定します。それが少数の人々だけにあるならば、メモは彼らを名前、役職、部署によってそれぞれ識別します。しかし、もしそれが大規模なグループに行くのであれば、それらは集合的な称号によって識別されます。例：すべての従業員ディビジョン4マネージャ事務サポートスタッフ。この情報はメモの "To"行に配置されます。

"From"行で自分とあなたの役職を識別します。誰もがあなたを「ボブ」と知っていても、あなたはあなたの名と姓の両方によってあなた自身を識別するべきです。

メモの内容を構成する際には「3の規則」に従ってください。具体的には、読者に何を伝えようとしているのか、何を伝えようとしているのかを伝え、最後に話したことを繰り返して終わります。例えば、おそらくあなたのメモはあなたの従業員に、ホリデーシーズンの気晴らしが泥棒が財布のような品物や目に見えないままにされた個人品を盗むのに人気のある時間にすることを思い出させることです。最初の段落は、慎重になる必要があることを彼らに助言するでしょう。 2番目の段落では、机やドアを施錠して訪問者をもっと意識させるためのヒントを紹介します。 3番目の段落は、疑わしい行動を観察した場合、または会社の盗難の犠牲になった場合に取るべき行動を推奨します。

手続き型コンテンツまたはあらゆる種類のチェックリストを提供しているメモには、箇条書きを使用してください。これらは物語の段落にそれらを埋め込むよりもずっと理解しやすくなります。

ページの左右と下部の1インチの余白の規則に従ってください。あなたのページの上はおそらく数インチ下のあなたの上の余白を落とす何らかの形のレターヘッドまたはテンプレートです。レターヘッドがない場合は、ページ上部から2または3インチの太字の "MEMO"を中心にして、見栄えのよい文書を自分で作成できます。 "To："、 "From："、 "Subject："は左側の余白に入力します。メモの本文はシングルスペースです。

12ポイントを使用してください。あなたの受信者にとって読みやすいフォントです。 Times New RomanとCourierが標準です。 BookmanとPalatinoも受け入れられます。

印刷する前にコンテンツを十分に校正してください。

必要な数のコピーをコピーして受け取り側に配布します。

ヒント

できるだけメモを1ページにまとめてください。オフィスの誰もがしなければならないことと同じように、複数のページに行くメモは後で読むために取っておかれる可能性があり、最終的にスタックの一番下に行くでしょう。内容が緊急のものであるか、彼らが彼らのカレンダーに置く必要がある次の会議に関するものであるならば、あなたの読者がそれを見逃さないようにこれが件名の中で際立っていることを確認してください。